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Zeitgewinn durch E-Mail-Management

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E-Mail-Management

Business Lady Press Mail by Ohmega1982, FreeDigitalPhotos.net

Seit 1969 in Kalifornien die erste E-Mail verschickt wurde, hat sich diese Form der Kommunikation explosionsartig durchgesetzt. Die elektronische Post hat in vielen Ländern schon längst die Briefpost überflügelt und wird sogar häufiger genutzt als das Telefon.

Denken Sie daran: auch hier gibt es einige Regeln zu beachten.



Antworten Sie umgehend

Das Besondere einer E-Mail liegt darin, dass sie der schnellen Übermittlung von Informationen dient. Also sollten Sie sich mit der Antwort nicht zu lange Zeit lassen. Kontrollieren Sie deshalb regelmäßig Ihren Briefkasten; E-Mails nicht zu beantworten kommt einer Missachtung gleich! Die Faustregel lautet: Binnen 24 Stunden sollte Ihre Antwort auf dem Weg sein.


Weniger ist mehr

Oftmals liest der Empfänger eine E-Mail nicht so gründlich wie einen eingegangenen Brief. Packen Sie deshalb nicht eine Fülle verschiedener Informationen in Ihre Nachricht.


Denken Sie daran, einen Betreff anzugeben

Manche Leute haben Ihren Computer so eingestellt, dass er Mails ohne Betreffangabe gleich in den Papierkorb befördert. Ohne Betreffangabe laufen Sie also immer Gefahr, dass Ihre E-Mail nicht gelesen wird.


Vermeiden Sie Massen-Mails

Schicken Sie die gleiche E-Mail nicht an viele verschiedene Personen. Auch im Internet möchten Ihre Mitmenschen persönlich angesprochen werden. Im Übrigen kann es Ihnen bei unpersönlichen Massen-Mails passieren, dass sich keiner der Adressaten angesprochen und gefordert fühlt.


Anhang entbehrlich?

Alles was entbehrlich ist, lassen Sie weg. Dateianhänge kosten Onlinezeit und bergen außerdem eine Virusgefahr. Lässt sich ein Anhang nicht vermeiden, dann vergewissern Sie sich, dass der Empfänger ihn auch dekodieren kann.


Höflichkeit ist oberstes Gebot

Lassen Sie auch bei E-Mails Sorgfalt walten. Oft verfassen Sie eine Botschaft in Eile. Dies verführt dazu, die Worte weniger abzuwägen und andere ungewollt vor den Kopf zu stoßen. Ist Ihre Nachricht erst einmal versandt, bleibt Ihnen kaum eine Chance, den Schaden wieder gut zu machen. Sie sollten daher lieber einen Takt freundlicher formulieren und sich bemühen, keine Barrieren aufzubauen, die sich später nur mühsam überwinden lassen.

Bitte verwenden Sie keine Großbuchstabenkette, um wichtige Punkte hervorzuheben. Große Buchstaben stehen im Internet für "Brüllen" oder "Schreien".

Vorsicht bei privaten Emails am Arbeitsplatz: Denken Sie daran, dass Sie nicht auf Kosten des Arbeitgebers und noch dazu in der Arbeitszeit mailen sollten.


Spezial-Tipps!

Beantworten oder Löschen

Wie oben angesprochen sollte es Ihnen in Fleisch und Blut übergehen, E-Mails sofort zu beantworten.

Öffnen Sie Ihre E-Mails nur, wenn Sie auch Zeit haben, diese sofort zu bearbeiten! Das bedeutet, dass Sie nach dem Lesen eine E-Mail entweder sofort löschen oder beantworten. Damit ersparen Sie sich ein schlechtes Gewissen nach dem Motto: "Ich muss daran denken, die Mail von Herrn X zu beantworten" und können nichts Wichtiges vergessen.


E-Mail-SMS nutzen

Praktisch sind Nachrichten, die sich komplett in der Betreffzeile unterbringen lassen. Schließen Sie die Betreffzeile mit "eom" (end of message) oder "nfm" (no further message) ab, damit der Empfänger Ihre E-Mail nicht öffnen muss. Besonders passend sind solche Kurzbotschaften als Empfangsbestätigung: "Vielen Dank für die prompte Antwort! (nfm)";


Ungeöffnet löschen

Viele Ihrer Nachrichten können Sie ungeöffnet löschen. E-Mails mit Betreffzeilen in Großbuchstaben sind zum Beispiel fast immer amerikanische Werbung.


Kürzel erfinden

Vereinbaren Sie mit Kollegen oder Freunden Abkürzungen in der Betreffzeile, aus denen schnell ersichtlich ist, worum es geht. Beispiele: "To do" oder "HB" (Handlungsbedarf) für wichtige Sachen, die erledigt werden müssen. "Info" oder "NZI" (nur zur Information) für nicht ganz so brenzlige Themen.


CC sparsam verwenden

Vor allem die CC-Manie ("carbon copy", heißt "Kohlepapier") ist schuld an der E-Mail-Schwemme in vielen Unternehmen. Verwenden Sie "CC" daher nur in Ausnahmefällen!


Quelle: Coach Academy

den 07/02/2014

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