Hauptaufgabe
Sicherstellung der administrativen und logistischen Koordination unserer Büros sowie des reibungslosen Ablaufs der internen Aktivitäten (Facility, administrative Unterstützung und Organisation von Events).
Diese Schlüsselrolle gewährleistet einen gut funktionierenden Büroalltag und unterstützt die internen Abteilungen in ihren täglichen Aufgaben.
Hauptverantwortlichkeiten
* Büro- und Facility-Management
o Sicherstellung des ordentlichen Zustands der Räumlichkeiten (Sauberkeit, Ordnung, kleinere Wartungsarbeiten)
o Betreuung der Beziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern (Reinigung, Wartung usw.)
o Verwaltung von Beständen und Bestellungen (Büromaterial, Küche, Verbrauchsmaterialien, Getränke usw.)
o Empfangsaufgaben: Telefon, Besucherempfang, Posteingang und -ausgang
* Administrative Unterstützung
o Unterstützung der Abteilungen Finanzen, HR und Verkauf bei verschiedenen administrativen Aufgaben (Dokumentenvorbereitung, Unterschriftenverfolgung, Verwaltung von Geschenkkarten, diverse Bestellungen usw.)
o Mithilfe bei der Koordination bereichsübergreifender Aufgaben (Reisen, Buchungen, interne Logistik)
o Pflege und Aktualisierung der administrativen Dokumentation (Prozesse, Lieferantenkontakte, Inventar)
* Organisation interner Events
o Unterstützung bei der Planung und Logistik von Firmenveranstaltungen
o Einholen von Offerten, Koordination mit Dienstleistern, Vorbereitung von Bestellungen und Gewährleistung des reibungslosen Ablaufs interner und externer Events
* Interne Kommunikation und Büroatmosphäre
o Beitrag zur Förderung einer positiven und lebendigen Bürokultur
o Freundliche und zuverlässige Ansprechperson für Mitarbeitende am Standort
o Unterstützung bei der internen Kommunikation (Aushänge, interne Mitteilungen, Ankündigungen usw.)
Gesuchtes Profil
* Kaufmännische, administrative oder gleichwertige Ausbildung
* Mehrjährige Erfahrung in einer administrativen, koordinierenden oder assistierenden Funktion
* Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Dienstleistungsorientierung
* Gute Kommunikationsfähigkeiten und selbständige Prioritätensetzung
* Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (Microsoft 365, Teams, SharePoint)
* Deutsch (mündlich und schriftlich auf Berufsniveau) und einen starken Wunsch dein Französisch zu verbessern
Wir bieten
* Ein dynamisches Umfeld in einem wachsenden Schweizer Technologieunternehmen
* Eine vielseitige, bereichsübergreifende Funktion im Herzen der internen Aktivitäten
* Eine kooperative und wertschätzende Unternehmenskultur Moderne Arbeitsbedingungen
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