Description du poste
Rattachée ou rattaché au secrétariat de la directrice académique, vous l’assistez administrativement et assurez de manière autonome la gestion de l’organisation du Collège académique du Département de réadaptation et gériatrie, la préparation du mandat d’audit et de la visite du doyen.
Vous organisez les rendez-vous, les séances en gérant l’agenda électronique de la directrice académique. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes-rendus de séances et coordonnez le suivi des décisions prises. Vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction. Vous recueillez les informations nécessaires à la constitution de dossiers pour la prise de décisions et en assurez le suivi, et vous classez les documents numériques envoyés à l’UNIGE pour les chercheurs et chercheuses et invitées et invités.
Vous soutenez administrativement les collaboratrices et collaborateurs rattachés directement à la directrice académique.
Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme par exemple les commandes de matériel, les demandes de remboursement, la facturation et la gestion du budget.
Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues, et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.
Qualifications
Vous êtes titulaire d'un CFC d’employé ou employée de commerce ou d’une formation jugée équivalente.
Vous disposez d’une expérience réussie de 2 ans ou plus dans un poste similaire dans le milieu académique.
Possédant une excellente expression écrite et orale, vous maitrisez parfaitement la langue française (la connaissance d’une autre langue est un atout.)
Vous êtes à l'aise avec l'utilisation des outils informatiques usuels pour cette fonction (Pack Office - utilisation avancée d’Excel, de Word et de Powerpoint ainsi que de Puma pour l’UNIGE.)
Faisant preuve de proactivité, vous êtes une personne reconnue pour votre flexibilité, votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer les priorités. Doté ou dotée d'un bon sens relationnel, vous savez développer des relations constructives avec vos interlocuteurs.
Vous avez le sens de la confidentialité.
Informations supplémentaires
Lieu d'activité : Hôpital des Trois-Chêne
Entrée en fonction : 01.11.2025
Nombre de postes : 1
Taux d’activité : 20%
Classe de fonction : 12
Contrat : CDI
Délai de candidature : 14.10.2025
Demande de renseignements : Mme I. Kaposy, cheffe de secrétariat, tél. 079553 11 58
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.
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