Über uns
Auxivo AG ist ein innovatives, wachstumsstarkes Technologieunternehmen, das 2019 als Spin-off der ETH Zürich gegründet wurde.
Unsere Mission: Wir unterstützen Menschen in körperlich anspruchsvollen Berufen mit tragbaren Exoskeletten – developed in Switzerland.
Unsere Produkte gewinnen weltweit an Aufmerksamkeit und kommen in verschiedensten Branchen zum Einsatz.
Für unseren Hauptsitz in Schwerzenbach suchen wir eine vielseitige Persönlichkeit als Operations & Administration Specialist, die dafür sorgt, dass unsere täglichen Abläufe reibungslos funktionieren – und gleichzeitig das Management bei organisatorischen und strategischen Aufgaben unterstützt.
Deine Aufgaben
Administration & Organisation
* Allgemeine administrative Unterstützung im Bereich Operations & Finance
* Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Stammdaten in ERP (Odoo)
* Unterstützung bei der Erstellung von Reports, Präsentationen und Prozessunterlagen
* Allgemeine Büroadministration (Empfang, Post, Telefon, Terminorganisation)
Operations
* Unterstützung bei der täglichen Auftragsabwicklung und Koordination operativer Prozesse
* Zusammenarbeit mit dem externen Fulfillment-Partner und der deutschen Tochtergesellschaft
* Kontrolle von Versandunterlagen, Lieferscheinen und Lieferstatus
* Urlaubsvertretung für Vertriebsinnendienst und Logistikkoordination
Finanzen & HR
* Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen (Kreditorenmanagement)
* Unterstützung bei Monatsabschlüssen und internen Abstimmungen
* Administrative HR-Aufgaben: Arbeitsverträge, Abwesenheiten, Spesen, Mitarbeiterdokumente
Eventorganisation
* Planung, Budgetierung und Durchführung von internen und externen Events
* Auswahl und Koordination von Dienstleistern
* Kommunikation und Einladungsmanagement
* Logistische Abwicklung
* Nachbearbeitung und Evaluation der Veranstaltungen
Management Assistenz
* Unterstützung des Managements bei organisatorischen und administrativen Themen
* Vorbereitung und Nachverfolgung von Management-Meetings und internen Projekten
* Erstellung von Entscheidungsgrundlagen, Dokumentationen und Präsentationen
Dein Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* 2–5 Jahre Berufserfahrung in einem dynamischen Umfeld (z.B. Operations, Administration, Office Management)
* Sprachen: Deutsch C2 / Muttersprache, Englisch C1, Französisch von Vorteil
* Sicherer Umgang mit MS Office und ERP-Systemen (idealerweise Odoo)
* Hohe digitale Kompetenz und Interesse an modernen Tools (z. B. Automatisierung, KI, Datenmanagement)
* Selbständige, belastbare, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
* Hohe organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
* Startup-Mentalität: Du hast das Tagesgeschäft im Griff – und denkst gleichzeitig in Prozessen, Wachstum und Skalierung
* Interdisziplinärer Teamplayer mit positiver, pragmatischer und proaktiver Haltung
Was wir bieten
* Ein wachsendes Tech-Startup mit innovativen Produkten
* Viel Eigenverantwortung und aktive Mitgestaltungsmöglichkeiten
* Direkte Zusammenarbeit mit dem Management und dem gesamten Team
* Kollegiales Umfeld mit flachen Hierarchien und offener Feedbackkultur
* Moderner Arbeitsplatz in Schwerzenbach mit regelmässiger Tätigkeit vor Ort (mind. 80 %)
* Sehr gute Erreichbarkeit mit dem ÖV, kostenlose Parkplätze sowie kostenloser Kaffee und Tee
* Entwicklungsmöglichkeiten und Perspektive, mit dem Unternehmen zu wachsen
Direktbewerbungen erwünscht – keine Vermittlungsagenturen bitte.
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