Pour le compte de notre client, un acteur majeur à l’international dans l’industrie des produits de maison et de rangement, nous recherchons un Office Manager temporaire à 40%, présent les lundis et jeudis à 100%. La personne sera responsable de la gestion administrative et opérationnelle du bureau, de la coordination des envois bi-hebdomadaires des produits Fine Writing, de l’accueil des visiteurs, de l’organisation des réunions et événements locaux, ainsi que du suivi des fournisseurs et prestataires. Mission de 3 mois renouvelable, démarrage immédiat pour assurer la passation avec l’Office Manager actuel.
Missions principales
* Accueillir et orienter les visiteurs, assurer la sécurité du bureau.
* Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les envois spéciaux.
* Réceptionner les appels téléphoniques et les rediriger vers les collaborateurs appropriés.
* Fournir un support administratif général, préparer la correspondance et les documents nécessaires.
* Coordonner les réunions, organiser les services traiteur et participer à l’organisation ponctuelle d’événements internes.
* Assurer la gestion des relations avec les fournisseurs et la facturation liée à l’office management.
* Suivre l’espace de travail, le matériel et les fournitures pour garantir un environnement optimal pour les collaborateurs et visiteurs.
* Servir de point de contact principal pour le support IT local, la gestion des réseaux, de la téléphonie mobile et des équipements de bureau.
* Participer au processus d’onboarding et d’offboarding des collaborateurs en coordination avec les équipes RH et IT.
Qualifications
* Expérience de minimum 1 an en Office Management en parallèle des études.
* Personne proactive, loyale, fiable et discrète, avec un fort sens du service.
* Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler de manière autonome.
* Très bonnes compétences organisationnelles et communicationnelles.
* Français et anglais courants.
* Maîtrise des outils MS Office, et idéalement connaissance de SAP.
* Capacité à interagir avec tous les niveaux de l’organisation, de la direction aux collaborateurs.
* Sens de l’initiative, esprit d’équipe et flexibilité.
* Disponibilité pour démarrer au plus vite.
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