Responsibilities
* Als persönliche Assistentin resp. persönlicher Assistent von zwei Mitgliedern der Funktionsleitung unterstützt du in allen administrativen und organisatorischen Belangen und behältst dabei stets den Überblick.
* Du übernimmst das Agenda-Management, koordinierst Termine und Sitzungen und führst bei Bedarf Protokolle sowie die Pendenzenverwaltung – auch in Englisch.
* Weiter organisierst du unit-spezifische (Führungs-/Gesamt-) Anlässe und Workshops und wirkst bei Bedarf aktiv mit. Zudem organisierst du sämtliche Reisen für das FL I/T Mitglied.
* Du unterstützt die Mitglieder der Funktionsleitung bei Kommunikationsvorhaben sowie bei der Berücksichtigung und Einhaltung von Prozessen und Vorgaben von Gremien (z. B. Funktionsleitungs-, Konzernleitungs- und Verwaltungsratssitzungen).
* Du arbeitest bei Bedarf in spezifischen Projekten unter dem Lead des FL I/T-Mitglieds als Projektassistenz mit und übernimmst seitens CIO Office die Koordination und Organisation der Kaderanlässe.
* Die inhaltliche Unterstützung der FL-Mitglieder stellst du sicher, indem du entsprechende Unterlagen unter Einhaltung der CI/CD-Vorgaben gestaltest, Recherchen vornimmst und den Input der Fachverantwortlichen koordinierst.
* Du kümmerst dich um Rechnungs- und Beschaffungsmanagement und übernimmst Sonderaufträge sowie dringliche Anfragen an Teilzeittagen einer Kollegin.
Qualifications
* Idealerweise verfügst du über den Fachausweis als eidg. dipl. Executive Assistant (Direktionsassistent/-in) oder über einen vergleichbaren Abschluss und bringst mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf GL-Stufe mit.
* Du bist IT-affin, kennst die gängigen IT-Tools (Microsoft Office 365, SAP) und hast idealerweise bereits erste Erfahrungen mit Copilot sowie der Microsoft Power Platform (Power Automate) gesammelt.
* Zuverlässigkeit, proaktives Handeln und vernetztes Denken prägen deine Arbeitsweise, ergänzt durch Ausdauer und Freude an der Assistenztätigkeit.
* Organisationstalent, eine ausgeprägte Fähigkeit zur Priorisierung und ein gutes Gespür für Menschen zeichnen dich aus – ergänzt durch eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise.
* Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Französischkenntnisse sind ein Plus.
Benefits
* 6 Wochen Ferien
* Elternzeit
* Mobiles und flexibles Arbeiten
* Faire Anstellungsbedingungen
* Halbtax oder Beteiligung an GA
* Personalgutscheine
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