Pour notre partenaire situé dans le canton de Genève, GI Life Sciences recherche un.e : Assistant.e Administratif.ve FR – EN – GE
Prise de poste : ASAP
Poste temporaire : 1 mois (possibilité de prolongation)
Votre mission :
En tant qu’Assistant.e Administratif.ve, vous apportez un soutien administratif et organisationnel aux départements Affaires Réglementaires, Pharmacovigilance et Affaires Publiques. Grâce à votre excellente maîtrise des processus administratifs, vous contribuez à la bonne gestion des activités liées à la préparation des documents contractuels, au suivi des achats et des factures, ainsi qu’à l’organisation des réunions internes et externes.
Vos responsabilités :
* Organiser les réunions locales et internationales (logistique, déplacements, hébergements, matériel…).
* Assister les responsables et leurs équipes dans la gestion des notes de frais.
* Tenir à jour les tableaux organisationnels (répartition, formations…).
* Gérer les fournitures de bureau.
* Appuyer l’administration des procédures dans les systèmes eDMS et LMS.
* Participer à l’élaboration et à la révision des budgets mensuels avec les responsables de département.
* Saisir les données dans les outils financiers.
* Créer les bons de commande, traiter les factures, assurer leur suivi et mise à jour dans Sage X3.
* Assurer le suivi des contrats avec le service juridique pour les départements concernés.
* Gérer les documents contractuels dans la base Conga : de la préparation à l’archivage.
* Coordonner les signatures électroniques via DocuSign, assurer la diffusion et le classement.
Votre profil :
* Diplôme d’employé(e) de commerce (CFC) et/ou d’assistant(e) de direction.
* Expérience de 3 à 5 ans minimum dans l’industrie pharmaceutique.
* Solide expérience en gestion budgétaire et contractuelle.
* Maîtrise des outils bureautiques (MS Office) et des systèmes de gestion électronique de données.
* Maîtrise professionnelle du français, de l’anglais et de l’allemand.
* Organisé.e, autonome et proactif.ve.
Assistant administratif (junior) - F/H/X
Secrétaire 2 à 50% au Département de droit international public
Assistant(e) administratif(ve) dans le secteur médical (H/F)
Assistant de direction/Assistante de direction
Administrative Assistant (EP-AGS-SE-2025-165-GRAE)
Secrétaire 2 à 50% au Département de droit international public
#J-18808-Ljbffr