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Aufgaben der Stelle
Als Personal Assistant bist du eine Schlüsselperson an der Seite der Klinikdirektorin. Du steuerst komplexe Abläufe, koordinierst interne und externe Schnittstellen und sorgst mit Weitblick, Diskretion und Professionalität für reibungslose Prozesse auf Führungsebene. Das Universitätsspital Zürich ist eines der grössten Spitäler in der Schweiz. Unsere über 8'600 Mitarbeitenden und rund 700 Auszubildende setzen sich täglich für das Wohl unserer Patient:innen ein. Deine Hauptaufgaben * Proaktive Gesamtverantwortung für das Agenda-Management der Klinikdirektorin inkl. strategischer Priorisierung, Antizipation von Konflikten und Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen * Koordination nationaler und internationaler Gremien-, Kongress- und Netzwerkaktivitäten * Vor- und Nachbereitung von Sitzungen auf Direktionsebene inkl. strukturierter Protokollführung und Monitoring strategischer Pendenzen * Erstellung, Strukturierung und Qualitätssicherung anspruchsvoller Präsentationen, Berichte und Executive Briefings * Selbstständige, stilsichere Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit internen und externen Stakeholdern (u. a. Zuweisenden, internationalen Partnern, wissenschaftlichen Netzwerken) * Organisation komplexer Reisen, Veranstaltungen, Faculty-Besuche und hochrangiger Meetings * Sicherstellung professioneller Prozesse im Umgang mit sensiblen, vertraulichen und personenbezogenen Daten * Unterstützung bei strategischen Projekten, Pflege relevanter Dokumentationen sowie Sicherstellung strukturierter Ablageprozesse Dein Profil * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zur Direktionsassistenz / Executive Assistant oder vergleichbare Qualifikation * Erfahrung in einer Support-Funktion auf Direktionsebene, idealerweise - aber nicht obligatorisch - im universitären oder medizinischen Umfeld * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen von Vorteil * Hohe digitale Kompetenz (MS Office, Präsentationstools, digitale Projekt- und Dokumentenmanagementsysteme) * Strategisches Denkvermögen sowie ausgeprägtes Organisations- und Priorisierungstalent * Absolute Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten * Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hoher Belastbarkeit * Souveränität im Umgang mit anspruchsvollen Stakeholdern auf allen Hierarchieebenen Unsere Benefits Wir freuen uns auf deine Bewerbung Delil Taycimen Recruiting Über das USZ Das Universitätsspital Zürich ist eines der grössten Spitäler in der Schweiz. Unsere über 8'600 Mitarbeitenden und rund 700 Auszubildende setzen sich täglich für das Wohl unserer Patient:innen ein.
