Overview
Vous êtes secrétaire médicale responsable, notre partenaire, un centre de renom dans le canton du Valais à la recherche d'un secrétaire médicale responsable de centre pour un CDI à 100% à pourvoir dès le mois de juin 2026.
Responsibilities
Management quotidien
* Animer, mobiliser et fédérer l'équipe autour des objectifs du service
* Organiser et animer les réunions d'équipe régulières (colloques)
* Assurer la communication descendante et ascendante au sein de l'équipe
* Être à l'écoute des collaborateurs, détecter les difficultés et y apporter des solutions
* Prévenir et gérer les conflits, promouvoir un climat de travail harmonieux
Gestion des ressources
* Établir et optimiser le planning de l'équipe (présences, vacances, absences)
* Valider les demandes de congés et gérer les absences imprévues
* Participer au recrutement des nouveaux secrétaires (immersion, avis)
* Organiser la participation des secrétaires du site au Call Center groupe
* Collaborer avec les autres Secrétaires Responsables du groupe en cas de manque d'effectifs pour optimiser et mutualiser les ressources
Intégration et formation
* Assurer l'intégration des nouveaux collaborateurs à leur arrivée sur leur centre
* Coordonner avec la Responsable Formations pour la formation initiale
* Accompagner les nouvelles arrivées après leur formation initiale (bilans mois 1, 2, 3) en suivant le plan d'intégration groupe
* Identifier les besoins en formation continue de ses collaboratrices et les remonter à la Responsable Formations
Garantir la qualité de l'accueil et du parcours patient·e
* Accueil et relation patient·e
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients
* Garantir un accueil bienveillant, professionnel et personnalisé selon les principes 3R
* Gérer les situations difficiles (plaintes, mécontentements) avec diplomatie
* Être le référent pour les réclamations patientes du site
Gestion des rendez‑vous et plannings
* Planifier et optimiser les rendez‑vous selon les ressources disponibles
* Coordonner les urgences avec les équipes médicales
* Gérer les annulations et reports en minimisant l’impact
* Veiller à l'optimisation du taux de remplissage des agendas en coordination avec le responsable TRM
* Se coordonner avec le responsable TRM pour limiter au maximum les indisponibilités de planning
Superviser la gestion administrative et le back‑office
* Contrôler la qualité et la complétude des dossiers patients (assurances, documents)
* Superviser le suivi des dossiers LAA (accidents) et s’assurer des relances
* Vérifier l'envoi des rapports médicaux aux prescripteurs et le suivi des relances
* Contrôler la qualité de la facturation (données correctes, délais)
* Identifier les erreurs récurrentes et mettre en place des actions correctives
* S’assurer du bon fonctionnement des outils (Xplore, Opale, Medical Connector, etc.)
* Assurer un suivi des points ouverts avec les responsables Service Groupe (Infrastructure, IT, RH, Finances, Communication, Opérations)
Coordonner la participation de l'équipe au Call Center groupe
* Organiser la participation des secrétaires du centre au Call Center groupe
* Planifier les créneaux de présence en coordination avec la Responsable Call Center
* S’assurer que les collaborateurs sont bien connectés selon le planning prévu
* Veiller au respect des procédures et consignes du Call Center
* Remonter les difficultés ou besoins à la Responsable Call Center
Collaboration inter‑services
* Travailler en étroite collaboration avec le TRM responsable et le radiologue responsable de centre
* Participer à la veille prescripteur avec l'aide du radiologue responsable de centre
* Participer aux réunions de coordination du centre (colloques inter‑secteurs)
* Favoriser la communication et l'entraide entre secrétariats, TRM et radiologues
Gestion courante
* Gérer la caisse du centre et les commandes (fournitures, consommables)
* Veiller à la bonne tenue et propreté des espaces d'accueil
* Être l'interlocuteur privilégié pour les demandes organisationnelles du radiologue responsable de centre
Gestion des locaux et sécurité
* Gérer les informations relatives aux locaux (accès, clés, badges, codes d’alarme)
* Assurer le lien avec les prestataires externes (nettoyage, maintenance, sécurité, tenues professionnelles)
* Coordonner avec le propriétaire ou la régie pour les questions immobilières
* Superviser les espaces communs (cave, stockage, archives)
* Veiller au respect des normes de santé et sécurité au travail (SST)
* Tenir à jour l’inventaire du matériel et mobilier du site
* Signaler les problèmes techniques ou de sécurité aux services compétents
Qualifications
* Diplôme de secrétaire médicale H/F ou CFC d’employé de commerce accepté
* Formation en management appréciée
* Expérience de 5 ans en secrétariat médical (idéalement en radiologie)
* Expérience souhaitée dans l’encadrement et l’animation d’une équipe ou capacité équivalente
* Excellente maîtrise des processus de secrétariat médicale
* Capacité d’analyse et sens des priorités
* Connaissance du système de santé Suisse
* Capacité à prendre des décisions
* Exemplarité et posture professionnelle
#J-18808-Ljbffr