INTRODUCTION:
Pour l'un de nos clients actif dans le secteur immobilier, basé à Genève, nous proposons un poste :
Assistant(e) de gérance
Un poste fixe à 100% à pouvoir dès que possible
DESCRIPTION DE LA MISSION:
Support administratif, locatif et technique
* Contribuer à une gestion fluide et efficace du portefeuille immobilier.
* Organiser et tenir à jour l'archivage, le classement et la digitalisation des documents.
* Réception téléphonique 2 demi-journées par semaine pour le département gérance technique.
Gestion des baux et de la location
* Préparer les contrats de bail, avenants, notifications de hausse de loyer, échelonnements et résiliations selon les directives fournies.
* Répondre aux demandes des locataires (courriers, e-mails, appels) en respectant les procédures internes.
Suivi des locataires
* Gérer et documenter les plaintes ou demandes spécifiques.
* Assurer la coordination avec les différentes parties prenantes pour une résolution rapide des problèmes.
Traitement des factures et bons de travaux
* Réceptionner et traiter les factures conformément aux bons de travaux validés.
* Émettre les bons de travaux et saisir les adjudications selon les instructions reçues.
Coordination des équipes et remplacements
* Gérer l'organisation et le suivi des remplacements des concierges.
* Veiller à la bonne transmission des informations aux responsables.
Gestion des sinistres et assurances
* Assurer le suivi administratif des dossiers de sinistres (relation avec les assurances, les locataires et les entreprises).
* Collaborer étroitement avec le responsable en charge.
Qualité des données et reporting
* Maintenir et contrôler l'exactitude des informations dans le logiciel de gestion immobilière (p. ex. Quorum).
* Saisir et mettre à jour les données dans le système de gestion interne.
* Reporter régulièrement l'avancement des activités à la Gérance Administrative et Technique.
Organisation des assemblées générales
* Préparer et envoyer les convocations aux Assemblées Générales Ordinaires (AGO) et Extraordinaires (AGE).
* Prendre note des procès-verbaux, les rédiger et en assurer l'envoi.
PROFIL ATTENDU:
* Expérience préalable dans le domaine de l'administration immobilière ou de la gestion locative en Suisse (régie).
* Profil organisé, jovial, proactif, dynamique et curieux.
* Excellentes compétences organisationnelles et rigueur dans le suivi des dossiers.
* Bonne maîtrise des outils informatiques et d'un logiciel de gestion immobilière.
* Aisance relationnelle et capacité à répondre aux demandes variées des locataires et partenaires.