Was ist meine Funktion?
* Administration & Office Management
o Planung und Koordination von Meetings, Terminen, Reisen und Hotelreservationen
o Organisation von internen und externen Anlässen
o Telefonische Erreichbarkeit der Hauptnummer (vertretungsweise)
o Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen
o Verwaltung des internen WIKI sowie Ablage- und Dokumentenmanagement
o Verwaltung von Büromaterial und allgemeiner Büroorganisation
o Betreuung administrativer Infrastrukturthemen
HR-Administration
o Erstellung von Arbeitsverträgen und HR-relevanten Dokumenten
o Führung der Personaladministration
o Bearbeitung der Spesenabrechnungen, insbesondere vom Aussendienst
o Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Onboarding
o Betreuung des Auszubildenden vom Stammhaus (3 Wochen pro Jahr)
o Teilnahme an HR-Meetings online / offline
o Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen Fragen
Compliance, Qualität & Versicherungen
o Pflege und Überwachung von internen Richtlinien (Datenschutz, IT, Qualität)
o Bearbeitung von Qualitätsmanagement-Themen
o Datenbankpflege (Prüfmittel, Sicherheitsmittel, Kontrollen)
o Verwaltung von Versicherungen (Auto, Haftpflicht, Gebäude etc.)
o Unterstützung bei internen Kontrollen und Audits
IT- & Systemunterstützung
o Unterstützung bei der Verwaltung von Tablets, Laptops und Mobiltelefonen
o Bestellung und Betreuung von IT-/EDV-Material
o Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung (Mutationen, Auswertungen)
Was brauche ich, um erfolgreich zu sein?
Hard Skills
* Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung
* Mehrjährige Erfahrung in Administration, Office-Management oder Assistenzfunktionen
* Gute Kenntnisse in HR-Administration (Verträge, Personalakten, Absenzen)
* Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Excel, Teams, PowerPoint, Word, Sharepoint, Onedrive)
* Sehr gute DE- und EN-Kennnisse in Wort und Schrift (FR von Vorteil)
* Vorteil: Kenntnisse in Compliance, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder Versicherungsadministration
Soft Skills
* Strukturierte, effiziente und selbständige Arbeitsweise
* Sehr hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
* Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke
* Organisationstalent und proaktive Haltung
* Teamfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten
* Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an vielfältigen Aufgaben
* Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung
* Reisebereitschaft (1..2x pro Jahr)
KOMPETENZEN
* Sicherer Umgang mit Office- und HR-Administrationsprozessen
* Fähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Auswertungen zu erstellen
* Präzise Dokumentations- und Organisationskompetenz
* Sorgfältige, strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise
* Problemlösungsfähigkeit und proaktives Handeln
* Verlässliche, vertrauensvolle und respektvolle Zusammenarbeit
* Fähigkeit, unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu betreuen
* Empathie und Teamorientierung
* Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbereitschaft
* Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld
* Lernbereitschaft und Offenheit für Weiterentwicklung
* Vertrauenswürdigkeit und Integrität
VERANTWORTUNGEN
* Sicherstellung eines reibungslosen administrativen und organisatorischen Betriebs
* Termingerechte und korrekte Durchführung der HR-Administration
* Einhaltung und Pflege von Compliance-, Datenschutz- und Qualitätsrichtlinien
* Vertrauensvolle Ansprechperson und Unterstützung für Mitarbeitende
* Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten
Was sind meine Vorteile?
* Ein modernes, flexibles und familienfreundliches Arbeitsumfeld
* überdurchschnittliche Sozialleistungen
* gleitende Arbeitszeiten
* sichere Arbeitsplätze mit geringer Fluktuation
* Gute Verkehrsanbindung und kostenlose Parkplätze
Sprachen
Deutsch: C1 - Verhandlungssicher
Englisch: B2 - Sehr Gut
Französisch: von Vorteil
Arbeitsort
Stäfa
Vakanz-Nr
VA-KHD-RSL