Chef ou Cheffe de secrétariat - 80% à 100%
Geneva, Switzerland Company:TN Switzerland Client / Employer:Hôpitaux Universitaires de Genève
Hôpitaux Universitaires de Genève
Description du posteEn qualité de chef ou cheffe de secrétariat, vous pilotez les activités administratives des services de chirurgie cardiaque, chirurgie plastique et reconstructive, chirurgie maxillo-faciale, chirurgie thoracique, transplantation ainsi que le pool départemental tout en assurant l’encadrement et la coordination d’une équipe pluridisciplinaire. Vous êtes rattaché(e) au Responsable administratif et financier du département et responsable de l’organisation, de la supervision et du bon fonctionnement des secrétariats de cinq services, dans le respect des directives départementales et institutionnelles. En tant que cheffe ou chef de secrétariat, vous assurez la gestion globale et le bon fonctionnement du secrétariat en garantissant la qualité, l’efficience et la continuité des prestations administratives. Vous encadrez, accompagnez et motivez plusieurs équipes de collaborateurs et collaboratrices, favorisant un climat de travail collaboratif et une dynamique d’équipe positive. En étroite collaboration avec les médecins‑chefs, vous contribuez à une communication fluide entre les équipes médicales et administratives et les informez régulièrement des procédures et évolutions impactant les secrétariats. Vous garantissez la bonne gestion des dossiers médicaux des patients, depuis leur constitution jusqu’à leur mise à jour et leur classement, incluant la documentation externe, et veillez au contrôle et à la finalisation de la documentation clinique, ainsi qu’au respect des exigences et délais institutionnels. Vous gérez la planification, les remplacements, animez des séances d’équipe, conduisez les entretiens d’évaluation et assurez le développement des compétences de l’équipe, tout en apportant un soutien opérationnel lorsque nécessaire. Vous suivez le codage, la facturation et les relations avec les assurances, en coordination avec les médecins responsables, et êtes référent(e) administratif(ve) auprès du service du codage pour toute question relative à la documentation clinique. Vous participez activement aux projets du département ou de l’institution, contribuent à la formation et à l’accompagnement des nouveaux collaborateurs et aux personnes en stage ou apprentissage, jouez un rôle central dans l’amélioration continue des pratiques et des processus, et développez et assurez le suivi d’indicateurs d’activité pertinents, veillant à l’actualisation des procédures, méthodes de travail et documents de référence. Enfin, vous agissez comme interlocuteur privilégié entre les équipes médicales, paramédicales et administratives afin de faciliter la coordination et la fluidité des échanges. Vous pouvez également être amené(e) à participer à des projets transversaux, soutenir l’équipe selon les besoins du service.
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