Job Description Summary
Die Funktion Production Administration Support unterstützt die Fabrik in sämtlichen administrativen und koordinativen Belangen. Die Stelle stellt einen reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse im Produktionsumfeld sicher und fungiert als wichtige Schnittstelle zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden auf dem Shopfloor sowie internen Supportfunktionen, insbesondere im HR-Bereich. Die Rolle erfordert eine diskrete, strukturierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten sowie stilsicherer Kommunikation in Deutsch und Englisch.
Administrative Unterstützung der Produktion
* Umfassende administrative Unterstützung aller Führungskräfte im Tagesgeschäft
* Sicherstellung einer strukturierten Ablage und Verwaltung administrativer Unterlagen
* Verantwortung für den sorgfältigen Umgang mit vertraulichen Dokumenten und sensiblen Informationen
* Sicherstellung der Ferienvertretung am Empfang sowie Übernahme der entsprechenden administrativen und organisatorischen Aufgaben während Abwesenheiten
Zeitwirtschaft / Administration temporärer Mitarbeitender
* Administrative Betreuung der Zeiterfassung von temporären Mitarbeitenden
* Kontrolle, Nachverfolgung und Sicherstellung einer korrekten und termingerechten Zeitdatenerfassung
* Koordination mit relevanten internen und externen Ansprechpartnern bei Rückfragen oder Unstimmigkeiten
* Erstellung der wöchentlichen Zeitrapporte
* Erstellung, Pflege und termingerechte Bereitstellung von Reportings zu Anwesenheitsstunden für den Finanzbereich auf wöchentlicher und monatlicher Basis
Kommunikation und Koordination
* Eigenverantwortliche Steuerung der standortbezogenen internen Kommunikation, insbesondere des Newsletters, in enger Abstimmung mit den relevanten Fach- und Führungskräften
* Verantwortung für die Verwaltung, Pflege und Aktualisierung von Verteilerlisten zur Sicherstellung einer zielgerichteten internen Kommunikation am Standort
* Drehscheibenfunktion zwischen Shopfloor-Mitarbeitenden, Operations Managern und weiteren Führungskräften
* Koordination und Sicherstellung des Informationsflusses von internen Kommunikationen innerhalb der Produktion
* Erstellung, Bearbeitung und Qualitätssicherung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch
* Unterstützung bei der Organisation von Kundenbesuchen.
Schnittstellenfunktion zu HR Operations
* Unterstützung als Schnittstelle bzw. Koordinationsstelle zu internen HR Operations Teams und Center of Expertise
* Administrative Unterstützung bei personalrelevanten Prozessen in enger Abstimmung mit den zuständigen Fachstellen (HR Partner und Center of Expertise)
* Unterstützung bei allgemeiner Bestätigungen und Bescheinigungen
Events und Onboarding
* Mitarbeit bei der Organisation, Koordination und Durchführung von Events und Onboarding
* Unterstützung bei bereichsübergreifenden organisatorischen Aufgaben und Sonderthemen
Anforderungen
Ausbildung
* Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung EFZ, Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann oder vergleichbare Qualifikation
* Weiterbildung im Bereich Administration, HR, Sachbearbeitung oder Office Management von Vorteil
Berufserfahrung
* Mehrjährige Erfahrung in einer administrativen Supportfunktion, idealerweise in einem Produktions-, Industrie- oder technischen Umfeld
* Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und interdisziplinären Schnittstellen
* Erfahrung in der Bearbeitung vertraulicher Unterlagen und sensibler Informationen
* Kenntnisse in der Zeiterfassung sowie in administrativen HR-Prozessen von Vorteil
Fachliche Kompetenzen
* Sehr gute organisatorische und koordinative Fähigkeiten
* Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise
* Hohe Dienstleistungsorientierung und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
* Stilsichere mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch und Englisch
* Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook
* Erfahrung im Umgang mit ERP-, HR- oder Zeiterfassungssystemen von Vorteil
Was Wir Bieten
* Umfangreiche persönliche und berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen und zukunftsorientierten Umfeld
* Ein unbefristetes und sicheres Arbeitsverhältnis
* Flache Hierarchien und eine angenehme Arbeitsatmosphäre und Unternehmenskultur
* Ein hohes Mass an Flexibilität und eigenverantwortlichem Arbeiten – bei uns zählt das Ergebnis
Wir sind ein Arbeitgeber mit gleichen Chancen für Alle. Personalentscheidungen werden bei uns unabhängig von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion und Weltanschauung, Bekenntnis, sexueller Orientierung, Geschlechteridentität, Alter, Behinderung und anderer gesetzlich geschützter Persönlichkeitsrechte getroffen.
Bitte bewerbe Dich direkt auf unserem online Karriereportal. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.
Additional Information
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