Sachbearbeiter:in Access & Services (m/w/d)
Strukturierte Persönlichkeit für unser Backoffice und Zutrittsmanagement gesucht
Sie arbeiten gerne exakt, nachvollziehbar und mit klaren Abläufen?
Sie schätzen geregelte Prozesse, übernehmen Verantwortung und behalten auch bei vielen Pendenzen den Überblick?
Dann könnte diese Funktion ideal zu Ihnen passen.
In dieser verantwortungsvollen Back-Office-Position innerhalb der Sicherheitsabteilung stellen Sie sicher, dass sämtliche Zutrittsprozesse korrekt, termingerecht und richtlinienkonform abgewickelt werden. Sie arbeiten im Hintergrund – strukturiert, verbindlich und mit hoher Sorgfalt.
Die Möglichkeit
In dieser Drehscheibenfunktion (100%) sind Sie Teil des Teams Zutrittsmanagement und übernehmen zusätzlich administrative Aufgaben im Back-Office.
Sie sorgen dafür, dass Zutrittsanliegen zuverlässig bearbeitet werden, Daten sauber gepflegt sind und Prozesse eingehalten werden. Mit Ihrer exakten Arbeitsweise stellen Sie sicher, dass Sicherheitsrichtlinien konsequent umgesetzt und dokumentiert werden.
Sie übernehmen klar definierte Verantwortungsbereiche und führen diese selbstständig und gewissenhaft
Ihre Aufgaben
Zutrittsmanagement & Systempflege
Selbstständige Bearbeitung und Prüfung von Zutrittsanfragen
Pflege und Verwaltung des Badgehandlings am Standort
Koordination bei technischen Störungen im Zutrittssystem
Lückenlose und strukturierte Datenpflege
Badge-Bewirtschaftung & Compliance
Verwaltung des gesamten Lebenszyklus der Ausweise (Erstellung, Mutation, Sperrung)
Pflege und regelmässige Überprüfung von Zutrittsrechten
Durchführung interner Kontrollen und Audits
Sicherstellung der Einhaltung aller Sicherheitsrichtlinien
Prozesse & Schulung
Bearbeitung von Support-Tickets nach klaren Prioritäten
Unterstützung bei administrativen Abläufen
Durchführung sicherheitsrelevanter Schulungen
Revisionssichere Archivierung und Dokumentation
Projekte & Zusammenarbeit
Mitarbeit in sicherheitsbezogenen Projekten
Koordination mit internen Fachstellen und externen Dienstleistern
Unterstützung beim strukturierten Onboarding neuer Mitarbeitender
Mitwirkung bei der Einführung von Lernenden
Back-Office & Administration
Sicherstellung der telefonischen und administrativen Erreichbarkeit
Strukturierte Bewirtschaftung des Ticket-Systems
Administrative Unterstützung der Sicherheitsabteilung
Saubere Führung von Pendenzen, Fristen und Ablagen
Wer Sie sind
Ausbildung
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (KV) oder vergleichbare Qualifikation
Erfahrung in einer administrativen Funktion, idealerweise mit systemgestützten Prozessen
Arbeitsweise & Fachkompetenz
Sehr strukturierte, sorgfältige und genaue Arbeitsweise
Hohes Pflichtbewusstsein und ausgeprägte Verlässlichkeit
Freude an klaren Zuständigkeiten, Ordnung und Prozesssicherheit
Sicherer Umgang mit IT-Anwendungen
Diskreter und verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Daten
Persönlichkeit
Vertrauenswürdig und verbindlich im Auftreten
Dienstleistungsorientiert, gleichzeitig konsequent in der Umsetzung von Vorgaben
Ruhig, organisiert und lösungsorientiert – auch bei höherem Arbeitsvolumen
Hoher Qualitätsanspruch an die eigene Arbeit
Mindset
Sie übernehmen Verantwortung für Ihren Bereich
Sie denken mit, arbeiten vorausschauend und priorisieren strukturiert
Sie behalten Fristen und Details zuverlässig im Blick
Sie schätzen Stabilität, klare Regeln und geregelte Abläufe
Sprachen
Verhandlungssicheres Deutsch
Sehr gute Englischkenntnisse (mindestens Niveau C1) jidb9f5e1ca jit0311a jiy26a