Pour le compte de notre client basé à Lausanne, nous recherchons un(e) Assistant(e) PPE dans le cadre d’un poste fixe à 100%
Vos responsabilités :
Gestion administrative et organisationnelle :
* Préparation des convocations et documents pour les assemblées générales
* Rédaction et synthèse des procès-verbaux d’assemblées de PPE
* Suivi des décisions prises en assemblée
* Correspondance avec les copropriétaires, fournisseurs, et intervenants externes
* Mise à jour des bases de données et documents officiels
Soutien à l’administrateur/trice PPE :
Organisation de réunions, assemblées et visites sur site
* Suivi des dossiers techniques et coordination des interventions
* Soutien dans la gestion des relations avec les copropriétaires
Suivi technique et logistique :
* Coordination de l’entretien des immeubles et des travaux dans les parties communes
* Gestion des sinistres (dommages, assurances, réparations)
* Suivi des contrats avec les entreprises partenaires (conciergerie, maintenance, etc.)
Tâches comptables de base (en collaboration avec le service comptable) :
* Vérification et suivi des factures liées aux PPE
* Aide à la préparation du bouclement annuel
* Suivi budgétaire et administratif des charges PPE
Accueil et communication :
* Réponse aux demandes des copropriétaires
* Gestion des appels et courriels entrants
* Interface entre les différents acteurs internes et externes
Votre profil :
* Minimum 3 ans dans un poste similaire (gestion PPE, gérance immobilière) ou activité jugée équivalente
* Compétences rédactionnelles solides : excellente orthographe, capacité de synthèse, aisance dans la rédaction de procès-verbaux
* Connaissances techniques : bonnes notions en technique du bâtiment (suivi de travaux, interventions, terminologie technique)
* Sens de l'organisation : méthode, rigueur et gestion des priorités dans un environnement dynamique
* Autonomie et proactivité : capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant étroitement avec l’administratrice PPE
* Communication : très bon relationnel, diplomatie et sens du service client
* Informatique : maîtrise des outils bureautiques usuels (Word, Excel, Outlook), la connaissance d’un logiciel immobilier (type REM, Quorum, AbaImmo, etc.) est un atout
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