Ihre Aufgaben
* Leitung des VR-Sekretariats, einschließlich Jahres- und Sitzungsplanung, Einladungsmanagement sowie Koordination sämtlicher Verwaltungsratssitzungen und Generalversammlungen
* Erstellung und kontinuierliche Pflege der Traktandenlisten in enger Zusammenarbeit mit dem VR-Präsidium und der Geschäftsleitung
* Sicherstellung eines professionellen Ablaufs der Verwaltungsratssitzungen: Versand der Sitzungsunterlagen, Nachverfolgung von Pendenzen sowie Beschluss- und Entscheidungsverwaltung
* Protokollierung der Verwaltungsratssitzungen in deutscher Sprache, inklusive Nachbearbeitung, Freigabeprozesse, Versand und Archivierung der Protokolle
* Pflege und Weiterentwicklung der VR-Dokumentation, einschließlich Beschlussregister, Sitzungsunterlagen, Governance-Dokumenten und Ablagestrukturen
* Schnittstelle zu den VR-Mitgliedern und externen Ansprechpartnern in administrativ-organisatorischen Belangen
* Sicherstellung von Terminen, Fristen und formalen Anforderungen im VR-Kontext
* Direkte Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft: Koordination von Terminen und Kalendern, Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Priorisierung und Management von Pendenzen
* Erstellung und Aufbereitung anspruchsvoller Berichte und Korrespondenz in deutscher Sprache (z.B. Monatsberichte, Management-Summaries)
* Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben aus den Sitzungen der Geschäftsleitung
* Organisation von internen und externen Sitzungen, Workshops, Seminaren und Social Events mit internen sowie externen Teilnehmern
* Planung und Organisation von Mitarbeiteranlässen sowie Teambuilding-Aktivitäten
* Koordination externer Dienstleister und Ansprechpartner im Facility Management
Unsere Anforderungen
* Kaufmännische Grundausbildung sowie Weiterbildung als Direktionsassistent/in oder in einem vergleichbaren Bereich, idealerweise mit zusätzlicher Ausbildung/Weiterbildung im Bereich VR-Sekretariat oder Corporate Governance
* Mehrjährige Erfahrung im Verwaltungsratsumfeld, insbesondere in der Organisation von Verwaltungsratssitzungen, Protokollführung sowie in der Dokumentation und Nachverfolgung von Beschlüssen
* Souveräner Umgang mit Governance-Themen, Vertraulichkeit sowie formalen Anforderungen im Verwaltungsratskontext
* Erfahrung in der direkten Unterstützung eines CEO oder der Geschäftsleitung auf Executive-Level
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, stilsicher und präzise
* Hohe Diskretion, Loyalität und professionelle Kommunikation auf Management-Ebene
* Strukturierte, selbständige Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit und ein starkes Bewusstsein für Termine und Fristen
* Ausgeprägtes Organisationstalent, Durchsetzungsvermögen und ein hohes Qualitätsbewusstsein
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