Sie sind verantwortlich für die Unterstützung der Projektleiter bei der Koordination und Überwachung des Projekt-Reportings, die Kontrolle und Nachverfolgung der ordnungsgemäßen Durchführung der verschiedenen Handlungen und gesetzlichen Fristen sowie die operative Unterstützung des Projektleiters.
Assistent(in) der Projektleiter
Unser Kunde ist eine unabhängige Immobilien-Asset-Management-Struktur in der Region Lausanne, spezialisiert auf innovative und nachhaltige kollektive Anlagen und tätig in der Entwicklung, Verwaltung und Wertsteigerung von Immobilienprojekten in der Romandie.
Aufgaben
Als Assistent(in) des Projektleiters übernehmen Sie folgende Verantwortlichkeiten:
* Sie sorgen für den Empfang der Kunden, die Verwaltung der eingehenden Post, allgemeine Korrespondenz, Telefonanrufe sowie die Ablage und Archivierung von Dokumenten.
* Sie tragen zur Einführung von Richtlinien bei, um die Projektverfolgung zu strukturieren (Fortschrittsstatus, Leistung, Reporting, Fotoverwaltung).
* Sie beteiligen sich an der Erstellung von Entscheidungsunterlagen, einschließlich Marktanalyse, Inhaltserstellung und Nachverfolgung der Adressen und zugehörigen Dokumente.
* Sie wirken bei der Vorbereitung von Präsentationen für verschiedene Gremien mit.
* Sie organisieren und verfolgen Ausschreibungen, insbesondere den Versand und Empfang von Dokumenten sowie die Planung von Anhörungen.
* Sie unterstützen die Verwaltung der Verkaufsunterschriften in Koordination mit Notaren und beteiligen sich an der Schlüsselübergabe.
* Sie tragen zur Erstellung von Newslettern und Jahresberichten bei.
* Sie unterstützen zudem die Direktionsassistentin durch Protokollführung bei Abwesenheit und helfen dem Immobilienleiter bei der Terminverwaltung, Organisation von Meetings und Nachverfolgung von Prioritätsakten.
Profil des Kandidaten
Als Assistent(in) der Projektleiter bringen Sie idealerweise folgendes Profil mit:
* Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder eine gleichwertige Qualifikation.
* Sie beherrschen Französisch perfekt, gute Deutschkenntnisse sind ein geschätzter Vorteil.
* Sie haben erste erfolgreiche Erfahrungen in der Projektassistenz, idealerweise in einem Architekturbüro, Bauunternehmen oder in einem Immobilienumfeld.
* Sie sind versiert im Umgang mit IT-Tools und Projektmanagement-Software, können Informationen strukturieren, mehrere Dossiers gleichzeitig verfolgen und die Dokumentenrückverfolgbarkeit sicherstellen.
* Sie sind bekannt für Ihre Genauigkeit, Ihr Organisationstalent und Ihre Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, und arbeiten gerne in einer vielseitigen Rolle zur direkten Unterstützung der Projektleiter und der Geschäftsleitung.
Bedingungen und Vorteile
Unser Kunde bietet Ihnen:
* Sie werden Teil eines leidenschaftlichen und fürsorglichen Teams in einem dynamischen Umfeld mit Sitz in Lausanne.
* Sie profitieren von 5 Wochen Urlaub, um eine harmonische Balance zwischen Ihrem Privat- und Berufsleben zu bewahren.
* Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln und innerhalb einer Struktur zu wachsen, die die Entwicklung ihrer Mitarbeitenden schätzt.
* Sie arbeiten in einem stimulierenden, strukturierten und kollaborativen Arbeitsumfeld, in dem Ihr Beitrag wirklich anerkannt wird.
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