Assistant-e de département 100%
Notre client basé à Genève recherche activement un(e) assistant(e) de département à 100 %.
Responsabilités
Assistance aux ingénieurs et responsables de travaux
* Saisir les commandes à envoyer aux fournisseurs
* Les diffuser pour signatures internes
* Saisir les factures reçues des fournisseurs
* Vérifier que les factures reçues sont conformes aux factures attendues
* Les diffuser pour signatures internes
* Rédiger et mettre en forme les courriers internes et externes
Budgets des investissements
* Participer aux séances d'élaboration du budget
* Finaliser le tableau du budget
Tableau de bord et de suivi des projets
* Recenser l'ensemble des projets auprès des responsables de travaux
* Créer sous Excel les fichiers, les tableaux et les diagrammes de suivi de projet
* Les remplir avec l'ensemble des projets
* Mettre à jour l'avancement des projets selon les informations des responsables de projets
* Présenter l'avancement régulièrement au directeur et à l'équipe DTP
* Créer, mettre à jour et diffuser les tableaux de bord destinés à la Direction générale
Séances Direction générale
* Planifier les séances
* Préparer la présentation de chaque séance avec les éléments fournis par l'équipe
* Prendre le PV de chaque séance
Gouvernance des projets
* Créer la documentation de gouvernance des nouveaux projets
* Mettre à jour la documentation de gouvernance des nouveaux projets
* Assurer l'échange d'informations avec la responsable de la gouvernance de projets
Classement de la documentation
* Gérer le classement électronique de la documentation du département
* Gérer l'archivage de la documentation papier
Qualifications
* Plusieurs années d'expérience sur une fonction similaire
* Connaissances et utilisations avancées d'Excel et de Word (indispensable)
* Rigueur dans la planification et la gestion des tâches
* Excellente maîtrise du français oral et écrit
* Disponibilité
* Esprit d'équipe
* Capacité à planifier et gérer plusieurs dossiers simultanément
* Capacité d'anticipation
#J-18808-Ljbffr