Avec plus de 13'000 collaborateurs représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant
Le Département de chirurgie accueille chaque année des dizaines de visiteuses et visiteurs extérieurs venus faire un stage de perfectionnement. Avec 8 spécialités chirurgicales, il emploie environ 900 collaborateurs et collaboratrices pour un volume d'activité de près de 200 MCHF
Description du poste
* Dans le cadre de vos fonctions, vous contribuez à la bonne gestion administrative, financière et logistique du département. Vous préparez, gérez et assurez le suivi de dossier complexes confiés par la hiérarchie. Vous prenez des décisions en vertu d’une délégation de pouvoir confiée par la hiérarchie
* Vous prenez en charge les tâches administratives et financières inhérentes à l’organisation et à la mission du département. Vous procédez à la collecte, la synthèse, l’analyse d’informations et de données et assurez leur diffusion aux personnes concernées. Vous participez également à des projets de services et soutenez votre hiérarchie dans le pilotage de projet de grande envergure
* Vous participez à des groupes de travail et des commissions tout en développant et en entretenant les contacts nécessaires à la réalisation des missions citées ci-dessus
* Vous gérez en autonomie les fonds hors exploitation du département et à cette fin, vous collaborez avec les chercheurs et les médecins cadres. Vous établissez les rapports des fonds et collaborez étroitement avec la comptabilité
* Vous gérez de manière autonome des dossiers jusqu'à leur finalisation dans un ou plusieurs domaines relevant des compétences du ou de la responsable administrative et financière adjointe. En fonction de l'organisation du département, vous pouvez assurer la fonction de correspondant financier pour la gestion des fonds de tiers du département :
* La gestion des locaux, des équipements, des travaux et de la logistique du département ; La gestion des achats et de l'approvisionnement du département ; La qualité des processus de documentation clinique du département
* Vous assurez le traitement intégral des dossiers, évaluez les besoins, analysez les demandes, récoltez les informations et prenez les actions nécessaires. Vous assurez le suivi des dossiers, leur planification, leur réalisation, leur comptabilisation, gérez la correspondance, passez des commandes, établissez des rapports et effectuez des contrôles. Vous tenez le rôle de référent au sein du département pour le ou les domaines concernés, proposez et formalisez les procédures de travail, facilitez l'introduction des nouveaux processus ou fonctionnalités, assurez l'information, la formation et le support
* Vous prenez des décisions en vertu d'une délégation de pouvoir confiée par la hiérarchie, dans le respect des budgets et directives en vigueur, en prenant en compte les besoins des utilisateurs et utilisatrices
* Vous prenez en charge les tâches administratives et financières inhérentes à l'organisation et à la mission du département. Vous soutenez les services du département dans leur gestion administrative et financière, contribuez à leur bon fonctionnement opérationnel, leur performance, leur développement, leurs projets et l'optimisation de leurs processus. Vous soutenez le ou la responsable administrative et financière et son équipe dans la réalisation de leurs missions, gérez la correspondance et le référentiel documentaire. Vous mettez à jour les procédures
Qualifications
* Vous êtes au bénéfice d’une maturité gymnasiale ou professionnelle commerciale/économique complétée par une formation complémentaire en gestion administrative et financière (IFAGE/CAS), ou équivalent
* Vous avez entre 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire. Vous possédez des bonnes connaissances en gestion administrative et financière, comptabilité, informatique (Excel, ERP, business intelligence, bureautique), contrats et/ou gestion de projet
* Vous possédez une bonne capacité d’analyse et de synthèse ainsi qu’une bonne capacité d’écoute. Vous faites preuve d’aisance relationnelle, avec un attrait pour le travail en équipe et la collaboration multidisciplinaire. Vous êtes une personne avec un sens de l’organisation et une rigueur élevée. Vous êtes force de proposition pour automatiser les contrôles et les états financiers des fonds sous votre gestion
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi
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