Deine Aufgaben
Als HR Specialist bist du die operative und administrative Stütze unseres HR-Teams. Du sorgst für eine effiziente, digitalisierte HR-Administration und etablierst eine hohe Servicequalität, die für alle internen Stakeholder (Office, Espresso Bars, Produktion) standardisiert ist. Zudem unterstützt du unsere Senior HR Managerin aktiv in operativen wie auch konzeptionellen Themen. Du übernimmst eine Rolle mit viel Wachstumspotenzial und hast die Möglichkeit, unsere Prozesse und Strukturen aktiv neu zu denken und noch effizienter zu gestalten.
Dein Fokus liegt auf der operativen Exzellenz und der Abwicklung der HR-Administration. Du bist für folgende Hauptbereiche verantwortlich:
* Rekrutierung: Koordination und Steuerung der Rekrutierungsprozesse.
* On- & Off-boardings: Vollständige administrative Verantwortung für professionelle On- & Off-boardings.
* Vertragswesen: Selbständige Erstellung, Pflege und digitale Ablage von Verträgen und ergänzenden Dokumenten
* Payroll und Sozialversicherung: Unterstützung beim Payroll Prozess sowie im Versicherungswesen.
* Arbeitszeugnisse: Erstellung und Versand von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen
* Events: Planung, Durchführung und Nachbearbeitung von Mitarbeiter*innen-Anlässen
* Interne Kommunikation: Unterstützung bei interner Kommunikationsaufgaben
* HR Request Management: Betreuung und Priorisierung der HR-Inbox sowie Erstberatung bei eingehenden Anfragen von Mitarbeiter*innen.
* HR-Systeme: Vertrauensvolle Datenpflege in unseren HR-Systemen. Umgang mit
sensiblen Daten unserer Mitarbeiter*innen und der Organisation
* Temporäre Einsätze: Organisation und Koordination von temporären Mitarbeiter*innen.
* Projektmanagement: Selbständige Projektarbeit (Bsp. Effizienzsteigerung durch Digitalisierung o.ä.) und Mitarbeit sowie proaktives Einbringen von Ideen zu Themen wie Talent Development, Leadership und Kultur.
Dein Profil
* Relevante Erfahrung in einer vergleichbaren operativen HR-Rolle, idealerweise in einem unternehmerischen, wachstumsstarken Umfeld.
* Praktische Erfahrung in der HR-Administration, insbesondere im Bereich Payroll, Sozialversicherungen und Vertragswesen.
* Du bist schnell, selbständig, strukturiert und arbeitest mit einem hohen Fokus auf Effizienz und Detailgenauigkeit.
* Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, proaktives Handeln und Freude am Umgang mit Menschen und administrativen Prozessen.
* Gute Anwenderkenntnisse der gängigen HR-Systeme (Kenntnisse von Abacus sind ein Vorteil).
* Ausgeprägtes unternehmerisches Denken – mit Fokus auf Wirkung und Ergebnis.
* Freude daran, Verantwortung zu übernehmen, Themen zu gestalten und Menschen zu entwickeln.
Warum wir?
* Eine spannende Rolle mit direktem Einfluss auf Qualität, Kultur und Unternehmensentwicklung.
* Enge Zusammenarbeit mit diversen Departments
* Ein werteorientiertes, ambitioniertes Umfeld mit viel Gestaltungsspielraum.
* Gezielte Förderung deiner eigenen Weiterentwicklung und Kompetenz.
* Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit klarer Ausrichtung auf Wirkung, Wachstum und Menschlichkeit.
* Kaffee & Genuss: Kostenlose Kaffeegetränke in allen ViCAFE Bars sowie ein gratis Kaffee-Abo für zuhause
* ViBattical: Ein Monat bezahlte Auszeit nach 4 Jahren, um dich einem persönlichen Projekt zu widmen
Über uns
ViCOLLECTIVE vereint die beiden Marken VIVI und ViCAFE.
ViCAFE betreibt 18 Espresso Bars in Zürich, Basel und Eglisau, eine eigene Rösterei & Bäckerei und steht für qualitativ hochwertigen Kaffee mit direktem Bezug zu den Produzent*innen. Unsere Vision ist es, aussergewöhnliche Kaffeeerlebnisse zu schaffen und gleichzeitig soziale, ökologische und finanzielle Nachhaltigkeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu fördern.
VIVI ist eine traditionsreiche Schweizer Getränkemarke mit VIVI Kola als Herz der Marke. Wir stehen für ehrliche Getränke aus natürlichen Zutaten. Selbst rezipiert und produziert. Unsere eigene Abfüllanlage in Eglisau garantiert höchste Qualität und authentischen Geschmack.
Beide Marken teilen die Leidenschaft, Menschen mit einzigartigen Produkten zu begeistern und positive Erlebnisse zu schaffen.