Sie überwachen und führen die administrativen und betrieblichen Funktionen des Büros, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb zu gewährleisten. Darüber hinaus organisieren Sie Unternehmensveranstaltungen und unterstützen die Unternehmenskultur von tesa.
Aufgaben: Büroabläufe für einen reibungslosen Betrieb organisieren
Firmenveranstaltungen (Konferenzen, Team- und Gesellschaftsveranstaltungen) gemäß den regionalen Richtlinien planen und organisieren
Externe Mitarbeiterteams beaufsichtigen, z.B. Reinigung, Wartung und Sicherheit
Transport und Unterkunft während der Teamveranstaltung buchen
Büromaterial und IT-Ausrüstung bestellen und verwalten
Korrespondenz, Beschwerden und Anfragen bearbeiten
Fahrzeugflotte verwalten und koordinieren
Post verwalten, d.h. Briefe, Pakete annehmen, verschicken etc.
Büroverwaltungssysteme implementieren und pflegen
On- und Offboarding von Mitarbeitern unterstützen (Übergabe von IT, Dokumenten, Schlüsseln ...)
Sicherstellen, dass die Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien aktuell sind und alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einrichtung konform sind
Qualifikationen und Anforderungen: Berufliche Qualifikation oder Erfahrung in Betriebswirtschaft, Kommunikation, Büroverwaltung, Führungsunterstützung, Sekretariat oder einem ähnlichen Bereich
Deutsch Muttersprache oder sehr gute Kenntnisse
Fließende Englischkenntnisse
Erfahrung in einem multinationalen Unternehmen mit Matrixorganisation im Bereich Büromanagement oder ähnlichen Dienstleistungsbereichen
Fähigkeiten in Organisation, Zeitmanagement und Problemlösung
Gute analytische Fähigkeiten
Detailgenauigkeit
Zwischenmenschliche Fähigkeiten – Teamplayer
Fortgeschrittene Computerkenntnisse und Lernfähigkeit für neue Systeme
Starke Kundenorientierung, Problemlösungs- und Prozessoptimierungsfähigkeiten
Grundkenntnisse in Buchhaltung
Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit
Anpassungsfähigkeit
Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und Beziehungsaufbau
Initiative, Proaktivität und Umsetzungsfähigkeit
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