Sie überwachen und führen die administrativen und betrieblichen Funktionen des Büros, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb zu gewährleisten. Darüber hinaus organisieren Sie Unternehmensveranstaltungen und unterstützen die Unternehmenskultur von tesa.
Aufgaben:
1. Büroabläufe für einen reibungslosen Betrieb organisieren
2. Firmenveranstaltungen (Konferenzen, Team- und Gesellschaftsveranstaltungen) gemäß den regionalen Richtlinien planen und organisieren
3. Externe Mitarbeiterteams beaufsichtigen, z.B. Reinigung, Wartung und Sicherheit
4. Transport und Unterkunft während der Teamveranstaltung buchen
5. Büromaterial und IT-Ausrüstung bestellen und verwalten
6. Korrespondenz, Beschwerden und Anfragen bearbeiten
7. Fahrzeugflotte verwalten und koordinieren
8. Post verwalten, d.h. Briefe, Pakete annehmen, verschicken etc.
9. Büroverwaltungssysteme implementieren und pflegen
10. On- und Offboarding von Mitarbeitern unterstützen (Übergabe von IT, Dokumenten, Schlüsseln …)
11. Sicherstellen, dass die Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien aktuell sind und alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einrichtung konform sind
Qualifikationen und Anforderungen:
* Berufliche Qualifikation oder Erfahrung in Betriebswirtschaft, Kommunikation, Büroverwaltung, Führungsunterstützung, Sekretariat oder einem ähnlichen Bereich
* Deutsch Muttersprache oder sehr gute Kenntnisse
* Fließende Englischkenntnisse
* Erfahrung in einem multinationalen Unternehmen mit Matrixorganisation im Bereich Büromanagement oder ähnlichen Dienstleistungsbereichen
* Fähigkeiten in Organisation, Zeitmanagement und Problemlösung
* Gute analytische Fähigkeiten
* Detailgenauigkeit
* Zwischenmenschliche Fähigkeiten – Teamplayer
* Fortgeschrittene Computerkenntnisse und Lernfähigkeit für neue Systeme
* Starke Kundenorientierung, Problemlösungs- und Prozessoptimierungsfähigkeiten
* Grundkenntnisse in Buchhaltung
* Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit
* Anpassungsfähigkeit
* Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und Beziehungsaufbau
* Initiative, Proaktivität und Umsetzungsfähigkeit
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