Contexte
Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.
Notre Département d’oncologie UNIL-CHUV réunit la clinique et la recherche sur le cancer dans un esprit d'innovation. Il regroupe les services d'oncologie médicale, de radio-oncologie, d'hématologie avec l'activité de transplantation de la moelle osseuse du CHUV et le centre de thérapies expérimentales. Il intègre également la branche lausannoise du Ludwig Institute for Cancer Research (LICR) pour la recherche sur le cancer, en particulier dans le domaine de l'immunothérapie.
Le service de radio-oncologie (RTH) se distingue par une approche résolument pluridisciplinaire, garantissant à chaque patient une prise en charge globale, personnalisée et humaine. Porté par une dynamique de collaboration harmonieuse entre professionnels, il offre un cadre de travail stimulant où l’esprit d’équipe, l’ouverture d’esprit et l’adaptabilité sont essentiels pour évoluer dans un environnement en constante transformation.
Mission
1. Vous assurez une gestion efficiente et autonome du secrétariat médical du service et participez à son bon fonctionnement au quotidien
2. Vous gérez le secrétariat médical du dicastère de la cheffe de service : organisation des consultations, suivi administratif des assurances et la rédaction des rapports médicaux
3. Vous assurez la gestion opérationnelle des activités administratives de la plateforme RTH et contribuez à garantir un fonctionnement optimal et efficace du desk et du secrétariat médical
4. Vous planifiez le travail de l'équipe de la plateforme (organiser les présences / absences, établir un plan d'organisation des remplacements, veiller à la répartition équitable des tâches, etc.)
5. Vous gérez des tableaux de bord de suivi des activités et veiller à la tenue des délais
6. Vous encadrez les équipes opérationnelles de la plateforme (participer au recrutement, planifier et vérifier le suivi de la bonne intégration et la formation des nouveaux collaborateurs)
7. Vous effectuez les évaluations périodiques de l'équipe administrative de la plateforme RTH, vous donnez des feedbacks et participez au développement de l'équipe
8. Vous êtes la/le référent-e métiers administratifs et qualité
9. Vous participez comme représentant-e pour la ligne administrative aux divers groupes de travail et projet pour le service et le Département.
Profil
10. Vous êtes titulaire d’un CFC d'employé-e de commerce,d’un diplôme de secrétaire médical-e ou d’un titre jugé équivalent, une formation dans le domaine RH et/ou dans le management représente un réel atout
11. Vous justifiez de cinq années d'expérience professionnelle en tant que secrétaire médical-e, ainsi que, idéalement, d'au moins deux années d'expérience en encadrement d'équipe
12. Avec un fort sens des responsabilités, vous êtes reconnu-e pour vos capacités à gérer et fédérer une équipe
13. Doté-e de très bonnes qualités organisationnelles, vous savez gérer les priorités et êtes capable d’analyser et de synthétiser les informations à votre disposition émanant de divers interlocuteurs
14. Vous êtes capable de vous adapter et faites preuve de la flexibilité nécessaire pour le bon fonctionnement d’un service public
15. Votre ouverture d’esprit et votre orientation client, vous permettent d’être en mesure d’accueillir et de répondre à un grand nombre de demandes variées
16. Extrêmement rigoureux-euse et proactif-ve dans votre travail, vous êtes parfaitement à l’aise avec les solutions et outils informatiques d’une grande structure
17. Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques usuels (Microsoft Office).
Nous offrons
Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier :
18. De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
19. D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
20. D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
21. D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
22. D'un accès facilité à l'un des logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger
23. D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
24. D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques
25. De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.