Assistent/in mit Drive und Zahlenflair 80%-100% (a)
Materialwissenschaft und Technologie sind unsere Leidenschaft. Mit unserer Spitzenforschung leisten die rund 1'100 Mitarbeitenden der Empa entscheidende Beiträge zum Wohle der Gesellschaft für eine lebenswerte Zukunft. Die Empa ist eine Forschungsinstitution des ETH-Bereichs.
Das Laboratory of Sustainability Robotics (LSR) ist eine weltführende Gruppe, die sich auf die Entwicklung neuartiger, biologisch inspirierten fliegenden Robotern für verteilte Sensorik in Luft und Wasser sowie auf autonome robotische Bauarbeiten für digitale Infrastruktursysteme spezialisiert hat. Das Laborteam arbeitet eng mit der Empa und der ETH in Lausanne zusammen.
Ihre Aufgaben
* Sie organisieren die Administration des Labors und unterstützen den Leiter sowie die Gruppenleiter- und Programmanager im Tagesgeschäft.
* Sie verwalten das Bereichsbudget und betreuen die Forschungsprojekte im SAP, inklusive Projektcontrolling und -administration.
* Sie koordinieren die Erstellung von Finanzberichten und sind Ansprechpartner für das Bestell-, Auftrags- und Rechnungswesen.
* Als Superuser betreuen Sie SAP und das Zeiterfassungssystem der Abteilung.
* Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken (Publikationen, Konferenzen, Projekte, Aufträge, Adressen) und koordinieren die Archivierung.
* Sie verantworten die Öffentlichkeitsarbeit und betreuen die Social-Media-Kanäle des Labors.
* Sie aktualisieren die Websites des Labors und projektbezogener Plattformen.
* Sie organisieren Reisen, Meetings und Veranstaltungen/Konferenzen.
* Sie prüfen und korrigieren Zeiterfassungsdaten.
* Sie begleiten neue Mitarbeitende sowie internationale (Gast-)Wissenschaftler bei administrativen Anliegen.
* Sie übernehmen die administrative Leitung und Interaktion mit externen und internen Partnern (Stakeholder Management) inkl. Verwaltung von Emails.
Ihr Profil
* Kaufmännische Grundausbildung, idealerweise mit Berufsmaturität oder Matura, sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion.
* Erfahrung im Hochschulumfeld (ETH/Universität) ist ein Plus.
* Ausgeprägte Sozialkompetenz, Teamfähigkeit, Flexibilität und eine dienstleistungsorientierte Haltung.
* Zahlenflair sowie sehr gute organisatorische und koordinative Fähigkeiten.
* Selbständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise, insbesondere in einem agilen Umfeld.
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich, mind. Level C1), weitere Sprachen von Vorteil.
* Versierter Umgang mit MS Office, SAP und Internetanwendungen, Kenntnisse in Bildbearbeitungsprogrammen sind wünschenswert.
Unser Angebot
Eine abwechslungsreiche Position in einer der dynamischsten wissenschaftlichen Institutionen Europas mit attraktivem Arbeitsplatz in Dübendorf. Die 80–100%-Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, bietet jedoch sehr gute Chancen auf unbefristete Anstellung. Sie arbeiten eng mit der Abteilungsassistenz und dem Projektmanagement der Empa/EPFL in Lausanne zusammen und profitieren von sehr guten Fremdsprachenkenntnissen.
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