Im Rahmen des Betriebs und der Weiterentwicklung einer Plattform für elektronische Dokumentenverwaltung (ECM – OpenText) übernehmen Sie eine zentrale Rolle als technische und funktionale Ansprechperson in Zusammenarbeit mit IT, Fachbereichen und Archivdiensten.
Hauptaufgaben
ECM-Administration und Betrieb
Konfiguration, Implementierung und Wartung der ECM-Plattform (OpenText)
Weiterentwicklung der Applikationsinfrastruktur in Zusammenarbeit mit dem kantonalen IT-Service (SCI)
Verwaltung von Zugriffsrechten, Rollen und Systemparametern unter Einhaltung der Sicherheitsstandards
Dokumentenmanagement und Informationsgovernance
Definition und Pflege der Dokumentenmanagement-Strukturen:
Ordnungssysteme (Aktenpläne)
Aufbewahrungsfristen
Zugriffs- und Vertraulichkeitsregeln
Sicherstellung der Integration mit Archivierungs- und Langzeitarchivsystemen
Gewährleistung des korrekten Dokumentenlebenszyklus
Support und kontinuierliche Verbesserung
Bearbeitung von Incidents und Anfragen über ein Ticketsystem (z. B. ServiceNow)
Priorisierung, Nachverfolgung und Kommunikation mit Stakeholdern
Analyse von Anforderungen und Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen
Schulung und Begleitung
Schulung von Anwendern und Verantwortlichen im Dokumentenmanagement
Unterstützung der Fachbereiche bei der Anwendung von Best Practices
Erstellung und Pflege von technischer und funktionaler Dokumentation
Projekte und Weiterentwicklungen
Mitarbeit in Projekten zur Weiterentwicklung der ECM-Plattform (Funktionalitäten, Schnittstellen, Migrationen, regulatorische Anforderungen)
Zusammenarbeit mit Fachbereichen, IT und Archivdiensten
Anforderungsprofil
Ausbildung
Abschluss als Wirtschaftsinformatiker/in (FH/HES) oder gleichwertige Ausbildung (Informatik, Informationssysteme, Dokumentenmanagement)
Fachliche Kompetenzen
Fundierte Kenntnisse im Bereich elektronische Dokumentenverwaltung (GED / ECM), insbesondere OpenText (zwingend)
Erfahrung in der Administration von ECM-Systemen (Konfiguration, Rechteverwaltung, Integration)
Gute Kenntnisse in Records Management und Dokumentenlebenszyklus
Beherrschung von Konzepten wie Aktenplan, Metadaten und Aufbewahrungsfristen
Fähigkeit zur Analyse und Modellierung von Geschäftsprozessen
Programmierkenntnisse von Vorteil
Kenntnisse in IT-Sicherheit (Zugriffsmanagement, Best Practices)
Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel (fortgeschrittene Funktionen, Makros von Vorteil)
Erfahrung mit Ticketsystemen (z. B. ServiceNow)
Sprachen
Sehr gute Kenntnisse in Deutsch oder Französisch
Gute Kenntnisse der jeweils anderen Sprache (mindestens Niveau B1)
Englischkenntnisse (mindestens Niveau B1)
Berufserfahrung
Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement, Archivwesen oder ECM
Erfahrung im Betrieb und in der Administration einer ECM-Lösung
Erfahrung in der Prozessanalyse und Umsetzung von Dokumentenmanagement-Lösungen
Erfahrung im Support und Incident Management
Projekterfahrung von Vorteil (Kenntnisse der Methode HERMES sind ein Plus)
Persönliche Kompetenzen
Analytisches und strukturiertes Denkvermögen
Dienstleistungsorientierung und pädagogisches Geschick
Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
Selbstständige und proaktive Arbeitsweise
Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit
Rahmenbedingungen
Umfeld: öffentliche oder regulierte Organisation
Enge Zusammenarbeit mit IT, Fachbereichen und Archivdiensten
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