Fachspezialist*in Kanzlei und Records Management, 80–100 %
Dauerstelle
Stadtpolizei
Die Stadtpolizei ist eine Dienstabteilung des Sicherheitsdepartements der Stadt Zürich und mit rund 2150 Mitarbeitenden das drittgrößte Polizeikorps der Schweiz.
Wir suchen per 1. Juni 2026 oder nach Vereinbarung eine strukturierte und präzise Persönlichkeit.
Aufgaben
* Zuständig für die gesetzeskonforme Archivierung und Pflege der geschäftsrelevanten Informationen und Unterlagen sowie Sicherstellung der Qualität und Weiterentwicklung im Records Management
* Koordination und Schulung der «Records Manager» in den Abteilungen und weiteren Mitarbeitenden der Stadtpolizei sowie Schnittstelle zum städtischen Bereich Records Management (Stadtarchiv)
* Selbstständige Bearbeitung, Betreuung und Beratung der Organisation (bis Stufe Geschäftsleitung) bei Themen im Bereich Records Management inkl. Erstellung von anspruchsvollen Berichten zuhanden der Geschäftsleitung
* Mitarbeit und Stellvertretung in der Kommandokanzlei, welche die Schnittstelle zwischen der Stadtpolizei Zürich und dem Sicherheitsdepartement sicherstellt
* Triagieren sowie Fristen- und Qualitätskontrolle aller eingehenden Geschäften sowie Konsolidierung und adressatengerechte Aufbereitung der Geschäfte
* Mitwirkung in Projekten (bspw. Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren VeVV)
* Kaufmännische Grundausbildung mit eidg. Fähigkeitszeugnis und fundierter Erfahrung im Verwaltungsbereich oder Abschluss (Niveau FH/Bachelor) in Rechtswissenschaften, Betriebswirtschaft oder Informations-/Dokumentationsspezialist*in und erste praktische Arbeitserfahrung
* Zusatzausbildung im Bereich Information und Dokumentation, Records Management, als Paralegal oder in einem ähnlich relevanten Fachgebiet von Vorteil
* Gute Kenntnisse der Strukturen, Prozesse und Abläufe in der Verwaltung oder Erfahrung mit Abläufen von Informationssicherheit und Dokumentenverwaltung
* Hohes Dienstleistungsverständnis und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpersonen in diversen Abteilungen innerhalb der Verwaltung
* Vielseitige Stelle in einem spannenden, komplexen und lebendigen Arbeitsumfeld in einem engagierten, humorvollen Team sowie die Möglichkeit, als Teil der Stabsabteilung einen Beitrag zur Entwicklung der Stadtpolizei Zürich zu leisten
* Ein moderner Arbeitsplatz in unmittelbarer Nähe des Zürcher Hauptbahnhofs
* Attraktive Anstellungsbedingungen wie z.b. mobiles Arbeiten, gezielte Aus- und Weiterbildung, Kauf von zusätzlichen Ferien etc.
* Übernahme von 60% der PK-Sparbeiträge, Mobilitätsbeitrag von bis zu CHF 600 pro Jahr und monatlich maximal CHF 100 in Form von Lunch-Checks (abhängig vom Arbeitspensum)
* Günstige Mobilabonnements (private Nutzung inklusive) sowie weitere interessante Fringe Benefits
Innerhalb der Stadtpolizei ist die Stabsabteilung das Kompetenzzentrum für betriebliche Beratung. Sie vereint vielfältige Fachbereiche und ein breites Themenspektrum unter einem Dach. Dazu gehören die betrieblichen «Dienstleister*innen» in den Fachbereichen Information und Kommunikation, Mediendienst, Kanzlei und Geschäfte, Finanzen und Controlling, Rechtsdienst, Projektmanagement sowie Brandtour und Besondere Aufgaben. Der Fachbereich Kanzlei und Geschäfte ist die zentrale Anlaufstelle für die allgemeine Geschäftskontrolle, koordiniert und verfolgt politische Geschäfte und fungiert als Schnittstelle zum Sicherheitsdepartement.
Interessiert?
Jenny Dietrich, Chefin Kanzlei und Geschäfte, Tel. +41 44 411 90 01, steht Ihnen für weitere Auskünfte gerne zur Verfügung.
Ihre vollständige Bewerbung richten Sie bitte über unser Online-Bewerbungstool an die zuständige Personalbereichsleiterin, Flavia Bolli.
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