In dieser Position stellen Sie einen professionellen und reibungslosen Office-Betrieb sicher. Mit Erfahrung, Diskretion und hoher Serviceorientierung sorgen Sie für effiziente Abläufe und prägen den verlässlichen Auftritt unseres Unternehmens nach innen und aussen.
Ihre Aufgaben
Sie übernehmen eine zentrale Rolle im Office, koordinieren wesentliche Abläufe und unterstützen die Geschäftsleitung sowie interne Teams zuverlässig und vorausschauend. Dabei stellen Sie sicher, dass Informationen, Prozesse und Ressourcen effizient gesteuert und aufeinander abgestimmt sind.
Ihre Hauptaufgaben:
* Gesamtverantwortung für den reibungslosen Betrieb und die Organisation des Office-Umfelds
* Empfang und Betreuung von Kunden und Gästen auf höchstem professionellem Niveau
* Direkte Unterstützung der Geschäftsleitung und Fachbereiche, inklusive Priorisierung und Koordination von Aufgaben
* Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen und internen Anlässen
* Unterstützung im Vertragsmanagement (Vorbereitung, Nachverfolgung und Ablage)
* Koordination von Übersetzungen, Beglaubigungen und weiteren administrativen Prozessen
* Verantwortung für Kurier- und Korrespondenzdienste sowie für die Qualität der externen Kommunikation
* Steuerung von Reiseorganisation, Spesenprozessen und Dokumentenmanagement
* Koordination mit internen Schnittstellen und externen Partnern (IT, Facility, Dienstleister etc.)
* Mitarbeit an internen Projekten, Prozessoptimierungen und Weiterentwicklung administrativer Standards
Ihr Profil
Schlüsselanforderungen
* Diskretion, Integrität und professionelles Auftreten
* Sie agieren jederzeit mit höchstem Verantwortungsbewusstsein und Wahrung der Vertraulichkeit – intern wie extern. Ihr Auftreten ist ruhig, souverän und repräsentativ.
* Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch
* Sie kommunizieren präzise, verbindlich und adressatengerecht – schriftlich wie mündlich.
* Vertrauenswürdigkeit und Loyalität
* Sie sind eine diskrete Bezugsperson, die vorausschauend und im Interesse des Unternehmens handelt.
Wichtige Voraussetzungen
* Mehrjährige Erfahrung in einer verantwortungsvollen Office- oder Managementunterstützungsrolle
, idealerweise im Beratungs-, Finanz- oder Private-Banking-Umfeld
* Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
in einem Umfeld mit hohen Ansprüchen an Qualität und Vertraulichkeit
* Proaktive, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
mit Blick fürs Wesentliche
* Hoher Qualitätsanspruch und Effizienz
in Planung, Umsetzung und Kommunikation
Erwünschte Qualifikationen
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Tools
* Belastbare, loyale Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein und Serviceverständnis
Was wir bieten
* Eigenständige, vielseitige, verantwortungsvolle Teilzeitposition
* Professionelles, vertrauensbasiertes Arbeitsumfeld mit exklusiver Klientel
* Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und erfahrenen Beratern
* Moderne Arbeitsbedingungen, flexible Arbeitszeiten und langfristige Perspektive
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen.
CSF Management AG
Melanie Stauber, HR Business Associate
T