Struktur trifft Weitblick Du willst nicht einfach Termine verwalten – sondern den Unterschied machen? Du kombinierst To-do-Listen mit Weitblick? Du hast ein Auge fürs Detail – ohne dich darin zu verlieren? Dann lies weiter. Für die Geschäftsführung der Physiobox swiss GmbH mit zwei modernen Standorten im Kanton Baselland suchen wir eine persönliche Assistenz der Geschäftsleitung mit einem Startpensum von 30–50 %. Was du mitbringst Du arbeitest gerne selbstständig und erkennst, was als Nächstes gebraucht wird Du kannst mit direkter, klarer Kommunikation umgehen – auch unter Druck Du liebst es, zu organisieren, zu priorisieren und Termine effizient zu strukturieren Du bringst sehr gute Kenntnisse in MS Office, Cloud-Tools und digitalen Kalendern mit Du hast Kenntnisse mit Management- und Aufgabensoftware wie Meistertask Du nutzt digitale Hilfsmittel und KI-Tools sicher und pragmatisch Du gehst vertraulich und diskret mit sensiblen Informationen um Erfahrung im HR-Bereich (z. B. Recruiting, Onboarding, Administration) ist ein Plus – oder du bist motiviert, dich zügig in diese Themen einzuarbeiten und darin Verantwortung zu übernehmen Deine Aufgaben Aufbau und kontinuierliche Pflege von Managementprozessen in der Projekt- und Managementsoftware (Meistertask) Strukturierung, Dokumentation und Standardisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen Entwicklung und Betreuung des internen Intranets als zentrale Wissens- und Onboarding-Plattform für Mitarbeitende Kalender- und Terminmanagement des CEO (inkl. Fristen, Prioritäten und Koordination) Organisation und Begleitung von Meetings und Sitzungen – inklusive Vor- und Nachbereitung E-Mail-Management: Posteingang prüfen, filtern, priorisieren und vorbereiten – auch mit KI-Unterstützung Protokollführung, Dokumentation und Ablage von entscheidungsrelevanten Inhalten Kommunikation mit Partnern, Mitarbeitenden und externen Stellen Unterstützung im HR-Bereich, z. B. bei Stellenausschreibungen, Bewerberkommunikation und Onboarding Allgemeine organisatorische und administrative Entlastung im dynamischen CEO-Alltag Was dich auszeichnet Du denkst mit, bevor du gefragt wirst – und behältst auch in hektischen Momenten den Überblick Du arbeitest lösungsorientiert, loyal und verlässlich Du bist neugierig auf moderne Arbeitsprozesse und Tools – und bringst dich aktiv ein Was dich erwartet Eine Rolle, in der du wirklich etwas bewirkst – als rechte Hand der Geschäftsleitung Kurze Entscheidungswege und ein direktes Arbeitsumfeld mit flacher Hierarchie Vertrauensarbeitszeit und flexible Teilzeitgestaltung Moderne Arbeitsmittel: Laptop, Tablet, digitale Schnittstellen und smarte Tools Ein Arbeitsplatz mit Sinn – im Umfeld von Gesundheit, Bewegung und Entwicklung Eigenverantwortung statt Mikromanagement – du gestaltest aktiv mit Ein motiviertes, wertschätzendes Team mit Professionalität und Herz Langfristige Entwicklungsperspektive, zum Beispiel im Projekt- oder Office-Management Möglichkeit zu Homeoffice und mobilem Arbeiten nach Absprache Hochwertiger Kaffee – keine Kompromisse jid9781913a jit0834a jiy25a