Aufgabenbereich Verwaltung und Pflege des Kalenders der Führungskraft, Planung von Sitzungen und Koordinierung von Terminen Vorbereiten und Bearbeiten von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten Erledigung von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiserouten Vorbereiten von Spesenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen Kommunikationsmanagement Funktionieren als Hauptansprechpartner zwischen der Führungskraft und internen/externen Interessengruppen Prüfen und Priorisieren von E-Mails, Anrufen und anderer Kommunikation Verfassen und Beantworten von Korrespondenz im Namen der Führungskraft Koordination von Besprechungen Organisieren und Vorbereiten von Tagesordnungen, Materialien und Nachbereitung von Sitzungen Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen und Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung Sicherstellen, dass die Führungskraft auf alle Termine gut vorbereitet ist Projektmanagement Unterstützung bei der Planung und Durchführung spezieller Projekte oder Veranstaltungen Überwachen von Terminen, Verfolgen des Fortschritts und Bereitstellen von Updates für die Führungskraft Büromanagement Wahrung der Vertraulichkeit und diskreter Umgang mit sensiblen Informationen Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und anderen Ressourcen Koordinierung mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten Beziehungsmanagement Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Kunden, Verkäufern und Teammitgliedern Repräsentieren der Führungskraft in professioneller Weise bei Interaktionen Anforderungsprofil Bachelor - Abschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich bevorzugt oder gleichwertig Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion Erfahrung in der chemischen oder pharmazeutischen Industrie ist von Vorteil Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch Beherrschung der Microsoft Office Suite, Google Workspace und anderer relevanter Software Fähigkeit zum Multitasking und zur Arbeit unter Druck in einem schnelllebigen Umfeld Ausgeprägte Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten Professionelles Auftreten und die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren Eigenmotiviert, proaktiv und detailorientiert Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten Sie sind interessiert? Dann freuen wir uns über Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen. Weitere Stellenangebote finden Sie auf www.jokerpersonal.ch Arbeitsort Stadt Zürich / Zürichsee Anstellungsgrad 80% bis 100% Anstellungsart Festanstellung Job ID Nummer 1410-131778-25-4 Kontakt Roger Jäggi, 044 213 21 33 E-Mail roger.jaeggi@jokerpersonal.ch