Als Assistent/in der Geschäftsleitung mit Sitz in Basel führen Sie mit Engagement, Geschick und Sorgfalt das Sekretariat unserer Gremien und übernehmen Aufgaben für die Familie mit höchster Diskretion. Sie sind die Schnittstelle, kommunizieren, koordinieren, planen und führen Verwaltungsrats- und Aktionärsanlässe, Reisen und Sitzungen durch. Die einwandfreie Erstellung der notwendigen Unterlagen, Tagesordnungen, Terminplanung und Protokollführung fallen in Ihren Verantwortungsbereich. Sie sind ein umsichtiger Profi, der alle Aufgaben gekonnt jongliert, proaktiv denkt und handelt. Darüber hinaus verfügen Sie über Diplomatie und Taktgefühl sowie über ausgezeichnete Fähigkeiten in den Bereichen Koordination, Kommunikation und Organisation von Aktivitäten.
Für diese anspruchsvolle und herausfordernde Aufgabe verfügen Sie über einen qualifizierten Berufsabschluss (vorzugsweise als Rechtsanwalts- oder Notariatsfachangestellte/r) mit einer Zusatzausbildung als Assistent/in der Geschäftsführung und haben mehrjährige Erfahrung in einer entsprechenden Funktion (vorzugsweise in einem Familienunternehmen). Sie arbeiten ruhig und methodisch, sind gut organisiert und behalten in jeder Situation den Überblick. Sie sind dienstleistungsorientiert, diskret, erkennen, was in der jeweiligen Situation zu tun ist und haben stets das nötige Fingerspitzengefühl. Sie kommunizieren sicher in Englisch und Deutsch und beherrschen die Interaktion mit verschiedenen Stakeholdern.
Persönliche Voraussetzungen
1. Motivation: Starkes Interesse an geschäftlichen und organisatorischen Angelegenheiten, Generalist mit einem Auge für Details und hohe Qualität der Dienstleistungen
2. Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen. Liebe zum Detail: Sorgen für Genauigkeit bei Aufgaben, von der Terminplanung bis zur Vorbereitung von Dokumenten
3. Zeitmanagement & Multitasking: Prompte und ungeplante Verfügbarkeit, gute zeitliche Flexibilität und Dienstleistungsorientierung, mehrere Prioritäten effizient koordinierend
4. Kommunikationsfähigkeiten: Klar, professionell und überzeugend in schriftlicher und mündlicher Interaktion in einem internationalen Umfeld
5. Problemlösungsfähigkeit: Kritisches Denken und proaktives Finden von Lösungen
6. Professionalität und sicheres Auftreten: Eloquenter Umgang mit verschiedenen Interessengruppen. Repräsentieren der Führung mit Vertrauen und Taktgefühl
7. Emotionale Intelligenz und Diplomatie: Erkennen von Situationen und angemessenes Reagieren
8. Technisch versiert: Sicherer Umgang mit verschiedenen digitalen Tools und Software
9. Anpassungsfähig und Belastbarkeit: Stabil in schnelllebigen Umgebungen und unerwartete Herausforderungen mit Anmut bewältigen
Formale Anforderungen
10. Erfahrung: Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent auf Führungsebene
11. Formale Qualifikation: Qualifikation als Verwaltungsfachangestellte/r; bevorzugt juristische/r oder notarielle/r Assistent/in / Paralegals oder Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Recht oder einem verwandten Bereich
12. Sprachkenntnisse: Fließendes Englisch (Unternehmenssprache) und Deutsch. Andere Sprachen bevorzugt
13. IT-Kenntnisse: Beherrschung von MS Office, Kalendermanagement und digitalen Kommunikationsmitteln
14. Weitere Schulungen / Weiterbildungskurse (bevorzugt): Sekretariats- oder Verwaltungszertifikate: Zum Beispiel eine Ausbildung AssistentIn der Geschäftsführung. Zeitmanagement, Präsentations- und Verhandlungsgeschick