En lien avec la direction :
• Téléphonie et réception : accueil et réception des demandes et personnes, aiguillage, et des mails relève des courriers avec leur distribution adéquate concertée avec le secrétariat,
• Gestion des demandes d'intervention en lien avec les autres employés chargés de garantir les prestations concernées,
• Communication : assurer le maintien et l'optimisation des liens avec tous les partenaires de l'association ; en ce sens : veiller aux priorités en concertation avec la direction pour faire évoluer l'information,
• Actualisation des différentes bases de données, documents-type et dossiers de référence utilisés par la structure,
• Gestion des demandes de financement externe auprès des fondations bienveillantes pour les bénéficiaires, avec la réunion de tous les documents utiles,
• Préparation du support de base du rapport d'activité, avec les lignes de l'année déterminées par la direction pour le rédiger dans sa forme et dans le fonds,
• Participation au colloque mensuel dédié aux situations de curatelles et gestions administratives,
Administration en lien avec la logistique et les gestions de domiciles :
• Chapeautage de la gestion des dossiers et des ordres de priorités à distribuer ou assurer soi-même en fonction des priorités, devis, démarches et courriers inclus,
• Gestion des rendez-vous des évaluations à domicile et des gestions administratives, référencement des difficultés liées à chaque situation dans la base de données,
• Soutien à la planification des interventions de l'équipe logistique en lien avec le Secrétariat,
Administration courante :
• Gestion les 10 du mois au maximum des facturations des prestations du secteur logistique de l'association pour le mois d'avant,
• Participation active aux colloques d'insertion et général de fin de semaine, rédaction des PV,
• Représentation ponctuelle des locataires sortants lors de certains états des lieux de sortie,
• Suivi attentif des demandes de fonds pour les bénéficiaires et pour la structure, avec information régulière à la direction sur les manques et suspens, finalisation,
• Courriers de remerciement pour les donations en matériel ou financier,
• Organisation, participation active et animation pour certains événements (fête de Noël, journée de bénévolat, …),
• Préparation des demandes de subventions annuelles aux communes et aux tiers en lien avec la direction,
Formation :
• Communication et lien avec tous les partenaires externes pour les apprentis(e)s de l'association,
• Gestion des demandes de stages avec les institutions partenaires (Hospice général, AI, OCE, écoles professionnelles…) avec le suivi administratif,
• Suivi des stagiaires logistique (planning et lien avec le réseau),
• Colloque social : participation et rédaction des PV, envoi aux encadrants et membres du comité,