Au sein du service de pharmacologie et toxicologie cliniques, vous assurez toutes les tâches administratives inhérentes aux activités du service.
Vous gérez la planification des consultations sur l'agenda électronique (prise des rendez-vous, convocations, préparation des dossiers, numérisation de documents) et organisez les examens complémentaires, avec prise de rendez-vous y relative, tout en vous assurant du suivi de la bonne trajectoire du dossier médical et du ou de la patiente.
Vous assurez l'accueil physique de la patientèle et / ou de leurs proches et des visiteurs et la réception des appels téléphoniques de manière personnalisée et professionnelle.
Vous gérez le courrier et la messagerie électronique.
Vous gérez les dossiers et réclamations des patients et patientes et des assurances (suivi, dactylographie des documents, recherche, classement, numérisation).
Vous participez au suivi des dossiers pour la facturation.
Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, procès-verbaux, comptes-rendus médicaux, rapports, élaboration / mise à jour de procédures, etc…).
Vous saisissez et mettez à jour les statistiques inhérentes à l'activité.
Vous assurez toutes les tâches en lien avec les activités d'enseignement prégradué et postgradué du service.
Vous effectuez les tâches logistiques comme les demandes de travaux, la gestion des stocks, mise à disposition du matériel d'enseignement et la réservation de salles.
Vous assurez aussi la permanence pendant les absences de vos collègues, afin d'assurer une continuité de service.
Grâce à votre aisance relationnelle, vous collaborez avec les équipes pluridisciplinaires, les collaborateurs et collaboratrices, les secteurs partenaires, les personnes privées et les autres services. Vous interagissez avec vos collègues du département.
Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l'institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.
Vous êtes titulaire d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.
Vous avez réussi une expérience réussie de 3 à 5 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.
Vous avez une maîtrise parfaite de la rédaction du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de
l'écrit. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l'anglais est un atout.
Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et / ou Web EXIGÉ) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).
Doté ou dotée d'un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.
Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.
Vous pourrez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et de gérer ainsi facilement les situations de stress. Enfin, vous faites la preuve d'un sens aigu de la confidentialité.
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