Stellenbeschreibung
Wir suchen eine engagierte und kompetente Administrative Assistentin (m/w/d), die unseren CEO, den Vorstand sowie den Verwaltungsrat bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben tatkräftig unterstützt. In dieser zentralen Position sind Sie eine Schlüsselfigur für die effiziente Koordination und Verwaltung des Tagesgeschäfts.
Zu ihren Aufgaben gehören:
Administrative Unterstützung des CEO
* Kalendermanagement: Organisieren und Verwalten der CEO-Agenda (Kalender, Termine, Planung)
* Reiseorganisation: Planung und Buchung von Reisen und Unterkünften für den CEO. Bei Bedarf auch für die Konzernleitung und den Vorstand.
* Meeting-Management: Organisation, Koordination und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollführung und Dokumentenmanagement.
Administrative Unterstützung des Vorstandes und der Konzernleitung
* Verwaltung von Sitzungskalendern, Protokollen und Dokumentenaustausch
* Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder.
Eventmanagement:
* Planung und Organisation von Führungstreffen, Workshops, Konferenzen und Firmenevents.
* Koordination von internen Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern und Teambuilding-Events.
Büroverwaltung:
* Überwachung des Bürobetriebs (Catering, Materialbedarf, Reinigung).
* Kontaktpunkt für interne und externe Stakeholder sowie Sicherstellung der Präsenz im Empfangsbereich.
* Führen des Front Offices
Qualifikationen
Was sie mitbringen:
* Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einem internationalen Unternehmen in einer vergleichbaren Position
* Ein Abschluss oder Zertifikat als Personal Assistant (PA) ist von Vorteil
* Zeitliche Flexibilität während Vorstandssitzungen, Aktionärsversammlungen sowie KL-Meetings
* Hervorragende MS-Office-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Bürogeräten und -anwendungen
* Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse, Französischkenntnisse von Vorteil