Für unser Direktionssekretariat suchen wir eine/n
Direktionsassistentin oder einen Direktionsassistenten (80–100%)
Ihre neue Herausforderung
Zusammen mit Ihrer Kollegin führen Sie selbständig das Direktionssekretariat. Sie sind erste Anlaufstelle und Drehscheibe zwischen der Direktorin, den GL-Mitglieder sowie dem Institutsrat. Sie sorgen dafür, dass die Direktorin sowie die Geschäftsleitung bei ihren Tätigkeiten von administrativen und organisatorischen Aufgaben möglichst entlastet werden, und unterstützen diese in ihren jeweiligen Verantwortungsbereichen.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere die Vor- und Nachbereitung sowie die Protokollierung der Sitzungen der Leitungsgremien von Swissmedic. Sie organisieren die allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie die Triage und Erledigung der Korrespondenz, die Pendenzenkontrolle, das Führen der Terminkalender sowie die Organisation von Sitzungen und Dienstreisen.
Ihr Profil
Nach Abschluss Ihrer kaufmännischen Grundausbildung haben Sie mehrere Jahre Berufserfahrung gesammelt und sich weitergebildet (Direktionsassistent/in o. ä.). Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten eigenständig, sind sich jedoch gewohnt, sich im kleinen Team im Jobsharing um komplexe Geschäftsfälle mit multiplen involvierten Stellen und Personen zu kümmern. Sie verfügen über eine ausgeprägte Bereitschaft zu transparenter und zielorientierter Kommunikation und beherrschen antizipierendes, vernetztes und übergreifendes Denken. Sie sind selbstbewusst und kompetent im Umgang mit digitaler Technologie und erkennen problemlos wichtige Zusammenhänge. Verschwiegenheit, Integrität, Loyalität und Kontaktfreudigkeit sind für Sie wichtige Grundwerte bei der täglichen Arbeit. Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Deutsch- und Französischkenntnisse sowie eine gute Verständigung auf Englisch runden Ihr Profil für diese Vertrauensposition ab.
Wir bieten Ihnen
Eine interessante, selbständige Tätigkeit in einem fachlich interessanten Umfeld an der Schnittstelle von Medizin, Forschung und Gesundheitspolitik. Büroräumlichkeiten in unmittelbarer Nähe zum Hauptbahnhof Bern sind Bestandteil attraktiver Anstellungsbedingungen, ebenso wie die Möglichkeit zum Homeoffice in Absprache mit dem Team.