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Aufgaben der Stelle
Als Personal Assistant bist du eine Schlüsselperson an der Seite der Klinikdirektorin.
Du steuerst komplexe Abläufe, koordinierst interne und externe Schnittstellen und sorgst mit Weitblick, Diskretion und Professionalität für reibungslose Prozesse auf Führungsebene.
Deine Hauptaufgaben
Proaktive Gesamtverantwortung für das Agenda-Management der Klinikdirektorin inkl. strategischer Priorisierung, Antizipation von Konflikten und Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
Koordination nationaler und internationaler Gremien-, Kongress- und Netzwerkaktivitäten
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen auf Direktionsebene inkl. strukturierter Protokollführung und Monitoring strategischer Pendenzen
Erstellung, Strukturierung und Qualitätssicherung anspruchsvoller Präsentationen, Berichte und Executive Briefings
Selbstständige, stilsichere Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit internen und externen Stakeholdern (u. a. Zuweisenden, internationalen Partnern, wissenschaftlichen Netzwerken)
Organisation komplexer Reisen, Veranstaltungen, Faculty-Besuche und hochrangiger Meetings
Sicherstellung professioneller Prozesse im Umgang mit sensiblen, vertraulichen und personenbezogenen Daten
Unterstützung bei strategischen Projekten, Pflege relevanter Dokumentationen sowie Sicherstellung strukturierter Ablageprozesse
Dein Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zur Direktionsassistenz / Executive Assistant oder vergleichbare Qualifikation
Erfahrung in einer Support-Funktion auf Direktionsebene, idealerweise - aber nicht obligatorisch - im universitären oder medizinischen Umfeld
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen von Vorteil
Hohe digitale Kompetenz (MS Office, Präsentationstools, digitale Projekt- und Dokumentenmanagementsysteme)
Strategisches Denkvermögen sowie ausgeprägtes Organisations- und Priorisierungstalent
Absolute Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten
Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hoher Belastbarkeit
Souveränität im Umgang mit anspruchsvollen Stakeholdern auf allen Hierarchieebenen
Unser Angebot
Wir bieten dir eine interessante, abwechslungsreiche Herausforderung in einem lebhaften, universitären Umfeld. Du hast die Möglichkeit, dich als Mensch und Fachperson aktiv in den Team- sowie in den Aufgabenentwicklungsprozess einzubringen. Ein kollegiales, motiviertes und engagiertes Team freut sich auf dich.
Weitere Auskünfte
Für weitere Auskünfte steht dir Hadjer Konrad, Verwaltungssekretärin, gerne zur Verfügung.
Tel. +41 44 255 10 64
Mail hadjer.konrad@usz.ch
Wir freuen uns auf deine Bewerbung
Delil Taycimen
Recruiting
Linkedin Profil
Für diese Stelle können keine Dossiers von Personalvermittlern berücksichtigt werden. Danke für Ihr Verständnis.
Unsere Benefits
Kita vor Ort
In unseren hauseigenen Kindertagesstätten werden deine Kinder liebevoll betreut. Lange Öffnungszeiten ohne Betriebsferien und subventionierte Betreuungsplätze entlasten dich im Alltag.
Gesundheit
Wir unterstützen deine Gesundheit. Neben persönlichen Beratungen und Kursen unseres Gesundheitsmanagements, die dein Wohlbefinden fördern, bieten wir dir mit einem subventionierten Jahresabonnement beim ASVZ Zugang zu über 120 Sportarten.
Flexibilität
Wir fördern eine ausgewogene Work-Life-Balance: Knapp die Hälfte unserer Mitarbeitenden arbeitet Teilzeit, und etwa 50% der Aufgaben lassen sich im Homeoffice erledigen - wenn es dein Berufsalltag zulässt.
Familienfreundlichkeit
Wir helfen dir, Familie und Beruf zu vereinbaren. Mütter haben Anspruch auf mindestens 6 Monate Mutterschaftsurlaub (davon 16 Wochen mit vollem Lohn), Väter auf mindestens 2 Monate Vaterschaftsurlaub (davon 2 Wochen mit vollem Lohn).
Weiterbildung & Entwicklung
Wir begleiten dich auf deinem beruflichen Weg und unterstützen deine Entwicklung mit individuellen Karriere- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
Versicherungen
Wir übernehmen 60% deiner Pensionskassenbeiträge und bieten attraktive Sonderkonditionen für Ergänzungsversicherungen.
Mobilität
Du profitierst von einem persönlichen ZVV-BonusPass zum Spezialpreis oder erhältst einen fixen Geldbetrag für ein Generalabonnement (GA) oder Halbtax PLUS.
Telefonie
Du und deine Familienangehörigen profitieren von Sonderkonditionen für private Mobil-Abonnements.
