Das sind deine Aufgaben: Unterstützung der Leitung FM in organisatorischen und administrativen Belangen, bei Budgetaufbereitung und Kostenkontrolle Protokollführung und Vorbereitung von Sitzungen Korrespondenz, Post, Telefon-/Schalterdienst Kreditorenrechnungen kontrollieren und kontieren Unterstützung der Leitung Facility Management bei Planung, Vorbereitung und Koordination von Infrastrukturprojekten (z. B. kleinere Umbauten, Raumoptimierungen, etc.) Organisation von Terminen, Offertenwesen, Koordination externer Dienstleister Mitarbeit bei der Erstellung von Projektunterlagen, Dokumentationen und Kostenübersichten Eigenverantwortliche Durchführung kleiner, klar abgegrenzter Projekte Erstellung einfacher Konzepte und Lösungsansätze zur Umsetzung interner Optimierungen Administrative Nachbearbeitung und Ablage relevanter Projektunterlagen Zuweisung und Kontrolle von Tickets im Ticketingsystem (z. B. für Reparaturen, Störungen und Anliegen) Laufende Pflege und Aktualisierung von Flächenplänen im Rahmen des Flächenmanagements (z. B. Sitzplätze, Nutzungen, Raumbelegungen) Mitwirkung und Unterstützung bei der Weiterentwicklung des CAFM-Systems in Zusammenarbeit mit der Leitung FM Mithilfe bei der Nachführung von Bauwerksdokumentationen gemäss Leitfaden Begleiten und Erstellen der Bauwerksdokumentation bei neuen Projekten inkl. Archivierung Was du dafür mitbringst: Sehr gute IT-Kenntnisse im Bereich MS Office und CAFM-Systeme Technisches Verständnis oder nachgewiesene Erfahrung im Facility Management / Liegenschaftenbereich Gute Kommunikationsfähigkeit und Verhandlungsgeschick im Kontakt mit Behörden, Architekten, Hauswartungen, Handwerkern und Mieterschaft Fähigkeit zur Priorisierung und sorgfältigen Aufgabenkoordination Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise Loyale und teamfähige Persönlichkeit mit ausserordentlichem Flair für den Kundendienst Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen Exakte, speditive, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise Rasche Auffassungsgabe und die Fähigkeit zum vernetzten Denken Verhandlungs- und Organisationsgeschick Führerausweis Kat B (von Vorteil) Warum zur Gemeindeverwaltung Maur? Mehr über uns als Arbeitgeberin erfahren. Davon profitieren unsere Mitarbeitenden: Mindestens fünf Wochen Ferien Unterstützung von Aus- und Weiterbildungen ÖV-Pauschale oder Gratis-Parkplatz Gemeinsame Aktivitäten Schau dir alle Mitarbeitendenvorteile an. Hast du noch Fragen? Wir sind gerne für dich da. Bewerbung bitte direkt hier einreichen. jid2f8be0ca jit1044a jiy25a