Descriptif du projet et du sous-projet
Vous souhaitez évoluer dans le domaine de l’administration, à la recherche d’une expérience professionnelle enrichissante, vous désirez mettre en pratique les acquis de votre formation, acquérir de la pratique, et/ou développer votre autonomie pour compléter votre formation ou vous préparer pour une certification? Le département administration de gaea21 assure le bon fonctionnement de toute l’association. Il vous offre la possibilité de développer et d’acquérir des compétences grâce à une expérience concrète dans votre domaine d’étude via des méthodes et outils de travail professionnalisants, pour vous permettre d’augmenter votre efficacité et vos compétences.
Pour notre Pôle Administration, nous recherchons un.e Assistant(e) de direction (H/F)
Description des tâches à faire
* Accompagner le président dans la réalisation de ses projets en le tenant informé des vos actions constamment.
* Réaliser le traitement administratif des dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmettre les informations (email, messages appels, notes, ...).
* Prendre en charge le suivi complet d’un dossier pour le compte du président de l’association.
* Être capable de coordonner une équipe, être pédagogue, savoir transmettre un message à l'association en cas de besoin.
* Organiser des déplacements officiels : rendez-vous sur Genève et agglomérations alentour, dans la mesure du possible.
* Conseiller et proposer des actions professionnelles et pertinentes afin de favoriser l’avancement des projets actions diverses avec les autres collaborateurs.
* Collaborer avec différents pôles : échange avec le Pôle Ressources Humaines sur le suivi administratif des équipes, le Pôle Formation sur les besoins en formation, et le Pôle Projets sur le suivi des projets et les compétences des collaborateurs selon la demande du président et les besoins de l’association.
* Management de collaborateurs, identification, gestion, suivi et évaluation des collaborateurs des équipes des projets, conception des projets pédagogiques réalisés en interne.
* Participer à la mise en place des partenariats avec des centres : suivi des échanges d'une école, université, agglomération, mairie partenaire, rédaction et validation des projets tutorés avec les managers des projets, suivi des projets tutorés.
Modalités du poste
Début du stage ou mission : immédiatement ou à convenir. Durée du stage ou mission : 3 mois minimum à 80% ou 6 mois à partir de 40%. Travail à distance (télétravail). Convention de stage ou contrat de bénévolat. Horaires à définir ; min. 2 réunions hebdomadaires (via skype) obligatoires. Le stage ou mission n’est pas rémunéré mais nous certifions les compétences professionnelles développées et acquises par un certificat.
Votre profil pour avancer ensemble
* Formation dans le domaine de l’administration (en cours ou en fin de formation).
* Maîtrise des outils de bureautique, une expérience sur les Workspace de Google est un plus : Google Drive, Google sheet et Google doc.
* Savoir être professionnel : autonome, organiser son travail selon ses priorités et ses objectifs, à l’écoute, responsable, dynamique, s’adapter aux changements, faire preuve de réactivité, de rigueur et de précision.
* Bonne communication écrite et orale (français C1 minimum/anglais B2 minimum).
* Aisance avec le télétravail et les outils de visioconférence.
* Sensibiliser à l'environnement et promouvoir le développement durable.
* Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier.
Nous vous offrons
* Un modèle de coaching carrière qui s’articule autour des axes suivants : Bilan, identification de compétences, mise en place d’un plan de carrière et accompagnement de carrière, mise en place d’un plan de formation dans le cadre d’un stage. Ce modèle se base sur le principe de la méthode japonaise Ikigai et permet à chacun d’optimiser ses compétences et ses savoirs en les intégrant à sa mission et à son choix de carrière.
* Une formation appliquée en gestion de projets et management durable (vous êtes formé.e sur l’utilisation de la suite Google et renforcement de l’utilisation des tableurs excel/Google Sheet et gantt).
* Un poste à responsabilité avec une large autonomie.
* Un travail dans une équipe dynamique et pluridisciplinaire.
* Une compétence renforcée et mesurable dans le domaine du développement durable grâce à notre staff sustainability program.
Comment postuler
Vous êtes étudiant(e)/apprenant(e) en formation artistique, animation, comédien, au conservatoire ou en coaching à la recherche d’un stage et désirez mettre en pratique les acquis de votre formation? Vous vous sentez concerné(e) par le développement durable et vous avez envie de gérer des projets de manière autonome, alors n’hésitez pas à nous faire parvenir votre CV et lettre de motivation (exclusivement par courrier électronique) à l’adresse suivante : hr(@)gaea21.org en mentionnant la référence de l’annonce RHSLM03. Afin de mieux connaître notre association, ou pour consulter nos autres offres, vous avez la possibilité de vous rendre sur notre site internet: www.gaea21.org
Descriptif du télétravail
Gaea21 propose uniquement des stages en télétravail. Depuis 2005 gaea21 forme et coache des étudiants ainsi que des personnes en reconversion professionnelle, en contribuant à leur développement professionnel et personnel. Dans le contexte économique actuel, où le télétravail devient un atout, gaea21 offre la possibilité de se former dans plusieurs domaines. Cette manière de travailler est réfléchie et permet plusieurs avantages (une meilleure autonomie du stagiaire/bénévole, une réduction d'empreinte carbone, la possibilité d’effectuer un stage à distance et à l'international pour certains pays, etc.).
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