Administration
Erstellung, Verwaltung und Ablage von Betreuungsverträgen
Pflege von Datenbanken / Verwaltungssoftware
Kontrolle und Bearbeitung von Ein- und Austritten (inkl. Kündigungsmanagement)
Rechnungsstellung von diversen Dienstleistungen
Bedarfsweise Kommunikation mit Ämtern und Behörden
Bearbeitung von eingehender Korrespondenz (E-Mail und Korrespondenz)
Zusammenarbeit mit Kitaleitung, Bereichsleitung
Bearbeitung von Kreditoren
Debitorenkontrolle
Mahnwesen
Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
Erstellung von Auswertungen für Geschäftsleitung und Bereichsleitung
Teilnahme an Meetings
Erstellung von Präsentationen
Durchführung und Überwachung von Betreibungen
Kundendienst
Anlaufstelle für Anfragen von Eltern (telefonisch und E-Mail)
Beratung zu Betreuungsplätzen, Öffnungszeiten, Gebühren etc.
Aufnahme von potenziellen Kundendaten
Versand von Elterninformationen, Verträgen, Bescheinigungen und anderen Dokumenten/Unterlagen
Bearbeitung von Reklamationen oder Anliegen
Begleitung neuer Familien während des Anmeldeprozesses und Kitastart (administrative Fragen)
Koordination von Elternbesichtigungen
Verwaltung und Platzvergabe von Betreuungsplätzen in Abstimmung mit der Kitaleitung
Erstellung von Auswertungen für Geschäftsleitung, Bereichsleitung und Marketing
Schnittstelle Bereichsleitung-Marketing-Kundendienst
Erstellung von Präsentationen
Durchführung von sensibler Kundenkommunikation (Telefon, E-Mail oder persönlich)
Allgemein
Durchführung von Mitarbeitergesprächen
Begleitung und Überwachung von Onboarding-Prozessen bei neuen Mitarbeitern
Erstellung von Arbeits- und Zwischenzeugnissen
Überwachung des Arbeitsstundensaldos der Mitarbeiter
Soft Skills & Anforderungen in der Rolle
Hohe Kommunikationsfähigkeit & Serviceorientierung
Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
Einfühlungsvermögen im Umgang mit Familien
Verschwiegenheit & professioneller Umgang mit sensiblen Daten
Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein & Teamgeist
Versierter Umgang mit Microsoft Office Programmen (Outlook, Word und Excel)
Ausgeprägtes vernetztes Denken
Ausgeprägte Führungskenntnisse
jid72adbaaa jit0624a jiy25a