Description de l'entreprise
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant .
Le poste est rattaché à la qui a une triple mission : délivrer des prestations de support à la prise en charge de la patientèle (accueil, coordination des flux patients, transport des patients et patientes), intégrer et assurer le suivi social auprès de la patientèle HUG et de leurs proches et soutenir l’activité clinique dans les aspects logistiques et organisationnels. Son organisation se décline en 4 entités que sont la gestion des flux patients, l'accueil et la centrale téléphonique, le transport intrasite des patients et patientes et le service social.
Le service social se compose de plusieurs équipes engagées, évoluant dans un environnement riche en collaborations interprofessionnelles. Vous intervenez auprès de patientèle hospitalisée ou en consultation confrontée à des difficultés sociales, administratives, psychologiques ou familiales, nécessitant un bilan social et un accompagnement rapproché de leur situation liées aux soins.
Description du poste
En tant que secrétaire du service social, vous jouez un rôle crucial dans l’organisation du service, tout en apportant un soutien précieux au parcours des patientes et patients.
Vous assistez le chef de service pour la gestion et l'organisation administrative du service. Vous gérez le courrier (physique, adresse mail) du service, organisez les rendez-vous et les séances, prenez des PV, et coordonnez certaines démarches administratives, notamment en lien avec les paiements (demandes de fonds). Vous établissez et mettez à jour les listes des collaborateurs et collaboratrices du service, gérez leurs absences à l’aide d’outils informatiques (VRH), et commandez le matériel nécessaire au travail des équipes (clefs, ordinateurs, …). Selon les besoins, vous travaillez également sur des projets spécifiques (mise à jour de données et de tableaux pour une patientèle donnée, maintien du site intranet, accueil de stagiaires, …).
En soutien direct de l’équipe d’encadrement du service, vous êtes amené ou amenée à répondre directement à des patientes et patients et à les orienter auprès des personnes concernées. Vous travaillez dans une logique de collaboration, de soutien et d’écoute avec les assistants et assistantes sociaux/ales et les autres secrétaires réparties dans les secteurs du service social.
En tant que membre de l’équipe d’encadrement du service, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction. Vous faites preuve de polyvalence, de proactivité et d’initiative pour trouver des solutions aux problématiques découlant de la vie d’un secrétariat.
Qualifications
Vous êtes titulaire d’un CFC d'employé ou employée de commerce ou d'un titre jugé équivalent.
Vous disposez d’une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire, au sein d’un secrétariat.
Vous maîtrisez les outils informatiques usuels et les logiciels en vigueur aux HUG avec aisance (niveau ECDL standard sur Word, Excel, Outlook et/ou Web ; outils HUG tels VRH, e-process, DPA/DPI).
Vous êtes une personne reconnue pour votre sens de l'organisation, une gestion administrative rigoureuse et un sens aigu des priorités. Vous faites preuve de patience, et savez gérer les surcharges temporaires de travail.
Vous avez de bonnes connaissances du réseau socio-sanitaire genevois.
Vous démontrez de fortes capacités d’analyse, de synthèse ainsi que d’excellentes compétences rédactionnelles. La maitrise d'une autre langue est un atout (ex. anglais, espagnol ou portugais).
Une expérience confirmée dans l’accompagnement de personnes en situation de précarité et/ou une expérience dans un poste similaire au sein des HUG est un atout.
Nous vous proposons un environnement de travail stimulant et varié, en étroite collaboration avec les professionnels et professionnelles du travail social, où vous aurez l'opportunité de développer vos compétences et de contribuer au développement de prestations de qualité.
Informations complémentaires
1. Lieu de travail : principalement sur le site de Belle-Idée – un jour hebdomadaire de télétravail possible