Über die Rolle:
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant to the CEO Events & Exhibitions.
In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Funktion unterstützt du den CEO der Division Exhibitions & Events als vertrauensvolle Sparringspartnerin bzw. vertrauensvoller Sparringspartner im operativen und strategischen Tagesgeschäft. Du trägst wesentlich dazu bei, die Effizienz und Wirksamkeit des CEO sowie der gesamten E&E-Division sicherzustellen.
Du agierst als zentrale Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern, koordinierst komplexe Prozesse und trägst aktiv dazu bei, Veränderungen innerhalb der Organisation erfolgreich umzusetzen.
Deine Aufgaben:
* Proaktive Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft
* Selbstständige Koordination und Priorisierung eines komplexen Kalenders
* Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Agenden, Protokollen und Präsentationen
* Planung und Koordination nationaler und internationaler Geschäftsreisen
* Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsgrundlagen
* Unterstützung bei der Vorbereitung von Leadership Meetings und Management Review
* Professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
* Koordination von Team- und abteilungsübergreifenden Themen
* Organisation von internen Events, Workshops und Business Meetings
* Verwaltung sensibler und vertraulicher Informationen mit höchster Diskretion
* Koordination bereichsübergreifender Themen und Follow-ups
* Sicherstellung der Nachverfolgung von Entscheidungen und Massnahmen
Dein Profil:
* Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zur Direktionsassistenz oder vergleichbare Qualifikation; betriebswirtschaftliches Verständnis von Vorteil
* 5+ Jahre Berufserfahrung in der Unterstützung von Geschäftsleitungsmitgliedern oder C-Level-Führungskräften
* Erfahrung im Projektmanagement
* Erfahrung in einem internationalen Umfeld
* Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten
* Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und professionelles Auftreten
* Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kollaborations- und Kommunikationstools
* Kenntnisse in den Bereichen Compliance und Governance von Vorteil
* Interkulturelle Sensibilität und professioneller Umgang mit internationalen Anspruchsgruppen
* Selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
* Ausgeprägte Kommunikations-, Kooperations- und Beziehungsmanagementfähigkeiten
* Verhandlungsgeschick und diplomatisches Auftreten
* Hohe Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Umfeld
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens Niveau C1); weitere Sprachkenntnisse sind willkommen
Das erwartet dich:
* Eine Schlüsselrolle in einem internationalen und dynamischen Umfeld
* Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO der Division Exhibitions & Events
* Viel Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
* Ein engagiertes Team und kurze Entscheidungswege
Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
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