Verantwortlichkeiten
* Du organisierst Sitzungen (Stiftungsrat, Anlegerversammlung, Anlagekommission) und erstellst Traktandenlisten, Protokolle, Präsentationen, Zirkulationsbeschlüsse usw.
* Du begleitest Publikationen wie Geschäftsberichte, Zwischenabschlüsse und Factsheets
* Du koordinierst den Budgetprozess, stimmst dich mit internen und externen Partner:innen ab und unterstützt die Organisation von Liegenschaftsbesichtigungen
* Du wirkst an Reportings und Berichten mit und erstellst die Honorargrundlagen für unsere Gremien
* Du bearbeitest Meldungen an Behörden (OAK BV, Handelsregister) und managst die Anlegerbeteiligungen inkl. Bestätigungen und führst Umfragen bei den Anlegern und Anlegerinnen durch
* Du pflegst den Jahressitzungskalender der Gremien, managst die benötigten Vollmachten für verschiedenste (Grundbuch-)Geschäfte und bewirtschaftest Mutationen in unserem Management Information System
* Du übernimmst die Stellvertretung im Team bei Abwesenheiten
* Du empfängst und betreust Gäste und übernimmst die Bedienung der Telefonzentrale
* Du organisierst Veranstaltungen und Events
* Du organisierst die Sitzungszimmer- und Küchenlogistik
* Du unterstützt in diversen administrativen und organisatorischen Belangen
* Du übernimmst die Ferienvertretung für eine Mitarbeiterin, mit der du dir die genannten Aufgaben teilst
Anforderungen
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ)
* Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung (idealerweise im Immobilienumfeld oder einem vergleichbaren Bereich)
* Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift (C2) sowie Französischkenntnisse
* Erfahrung in Protokollführung
* Freude an Organisation und Zusammenarbeit
* Zuverlässige, eigenverantwortliche und initiative Arbeitsweise
* Freundliches, souveränes Auftreten und Lust, dich aktiv einzubringen
* Zeitliche Flexibilität (Gremientermine und Ferienvertretung)
Vorteile
* Moderne Büros in Zürich
* Attraktive Anstellungsbedingungen und Weiterentwicklungsmöglichkeiten
* Spanender Zwischenverdienst
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