Per 1. April 2026 oder nach Vereinbarung
Festanstellung
Basel
Ihre Aufgaben
* Fachliche und organisatorische Führung der Abteilung inkl. Arbeitsverteilung, Einsatzplanung, Absenzen- und Qualitätsmanagement
* Erarbeitung und Umsetzung von Jahreszielen für die Abteilung
* Sicherstellung eines kontinuierlichen, zeitnahen und qualitativ hochstehenden Berichtswesens (Berichtserstellung bis Berichtsversand) sowie eines zentralen Scanningprozesses
* Kontinuierliche Optimierung interner Abläufe und Erstellung von Richtlinien, Handbüchern und Hilfsmitteln
* Zentrale Ansprechperson für Ärztinnen und Ärzte im Bereich Berichtswesen
* Schreiben von Austrittsberichten, Operationsberichten/–briefen, ambulanten Berichten, Konsilien und Zeugnissen inklusive kopieren und Versand
* Kontinuierliches Kontrollieren, Ergänzen und Aktualisieren der Informationen im internen Informationsmanagementsystem
* Mitarbeit an abteilungsübergreifenden Prozessoptimierungen und Datenschutzumsetzungen
* Beteiligung an diversen Projekten und Arbeitsgruppen
Ihr Profil
* Mehrjährige Führungserfahrung im Sekretariatsdienst, vorzugsweise im Spitalumfeld
* Abgeschlossene Ausbildung als MPA sowie langjährige Berufserfahrung als Arztsekretärin/Arztsekretär
* Erfahrung im Change Management sowie in der Einführung neuer Prozesse oder Tools
* Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook) sowie KISIM und Phoenix
* Fähigkeit, unterschiedliche Persönlichkeiten zu führen, zu motivieren und in ihrer Entwicklung zu unterstützen
* Sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch; zusätzliche Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil
Benefits
* Altersabhängig 28-33 bezahlte Urlaubstage pro Jahr
* Umfangreiche Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung, z.B. eigenes Seminarprogramm mit breitem Bildungsangebot
* Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Präventivmassnahmen wie z.B. Ergonomische Beratung am Arbeitsplatz
* Teilzeitarbeit sowie Möglichkeit von Jobsharing auch in Führungsfunktionen
* Helle, freundliche Räume mit moderner Infrastruktur
* Ausgeprägte Wertehaltung und aktiv gelebte Unternehmenskultur
* Prägung und Mitgestaltung des Claraspitals durch die Mitarbeitenden
Benefits
Anstellungsbedingungen
* Altersabhängig 28-33 bezahlte Urlaubstage pro Jahr
* Jobticket und Subventionen für den öffentlichen Verkehr sowie Corporate Benefits: Vergünstigungen für Reisen, Mode, Technik u.a.
* Dienstaltersgeschenke als Anerkennung für langjährige Mitarbeit
* Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub
* Personalvorsorgestiftung mit überobligatorischen Leistungen und frei wählbaren Sparplänen sowie flexiblen Pensionierungsmöglichkeiten
Lernen & Entwickeln
* Umfangreiche Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung, z.B. eigenes Seminarprogramm mit breitem Bildungsangebot, Nachdiplomstudiengänge (NDS), Bachelor, Master
* Führungskräfteentwicklung inklusive Coachings
* Möglichkeit von Co-Leitungen in Führungsfunktionen
* Strukturierte Personalentwicklung für eine systematische persönliche Förderung
* Zertifizierte Weiterbildungsstätte für Assistenzärzt/innen (SIWF) sowie Lehr- und Forschungsspital der Universität Basel
Gesundheitsförderung
* Tägliche Auswahl an ausgewogenen Menüs, zubereitet mit regionalen und saisonalen Produkten zu vergünstigten Preisen
Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Präventivmassnahmen wie z.B. Ergonomie- - Beratung am Arbeitsplatz
* Beratung und Unterstützung durch unseren Gesundheitsdienst sowie den externen Betrieblichen Sozialdienst bei persönlichen Fragestellungen
* Fitnessangebote: Yoga und kostengünstiges Trainingsangebot mit physiotherapeutischer Betreuung
* Bike to Work», B2Run-Firmenlauf, Yoga
Unsere Werte im Claraspital
* Ausgeprägte Wertekultur: gemeinsam, kompetent, verantwortungsbewusst
* Förderung eines Arbeitsumfelds, in dem alle Mitarbeitenden unabhängig von Geschlecht, Alter oder Herkunft geschätzt werden
* Prägung und Mitgestaltung des Claraspitals durch die Mitarbeitenden
* Offene und wertschätzende Kommunikation
* Aktive Pflege der Unternehmenskultur durch zahlreiche abwechslungsreiche Anlässe
Familie & Beruf
* Teilzeitarbeit sowie Möglichkeit von Jobsharing auch in Führungsfunktionen
* Grosszügige Unterhaltszulagen zur finanziellen Unterstützung von Familien
* Unterstützung bei familiären Anliegen durch exklusive Angebote von Familycare, z.B. Subventionierung der Sommer- und Herbstferienbetreuung von Family Care
* Kindertagesstätten in nächster Nähe
Attraktiver Arbeitsort
* Gemeinnütziges Privatspital und universitäres Forschungs- und Lehrkrankenhaus mit Spitzenmedizin und exzellenter Pflege
* Hochgradig spezialisiertes und renommiertes Spital
* Zugang zu neuesten medizinischen Technologien und Forschungsergebnissen
* Familiäres Umfeld mit kurzen Wegen
* Helle, freundliche Räume mit moderner Infrastruktur und einzigartigem Park zum Entspannen
Kontakt
Bei Fragen zum Bewerbungsprozess
Melanie Aregger Fachfrau Rekrutierung & Betreuung
Bewerbungsprozess
Einreichung der Unterlagen Bewerbung über das Stellenportal und Upload der vollständigen Unterlagen; automatische Bestätigung per E-Mail; schnelle Prüfung durch das HR-Team.
Erstgespräch Wir laden Sie via E-Mail oder telefonisch zum Erstgespräch (vor Ort oder virtuell) mit dem oder der Führungsverantwortlichen ein. Gesprächsdauer ca. 45 – 60 Minuten.
Zweitgespräch / Hospitationstage Nach erfolgreichem Erstgespräch folgt eine Einladung zu einem Hospitationstag mit der Möglichkeit, das Arbeitsumfeld/Team näher kennenzulernen.
Entscheidung Schnelle Rückmeldung nach dem zweiten Gespräch; bei positivem Ausgang Zusendung des Arbeitsvertrags.