* Administration - Procurement * Basel-Stadt * Contracting * Teilzeit, 80-100% * Jan/Feb 2026 - Jahresvertrag (Budget ist bewilligt bis Ende 2027, eine Verlängerung darüber hinaus wird angestrebt) * Sourcing Start Datum: Jan/Feb 2026 End Datum: Jahresvertrag (Budget ist bewilligt bis Ende 2027, eine Verlängerung darüber hinaus wird angestrebt) Vertragsmodell: Contracting Arbeitsort: Basel (CH) - Homeoffice an einem von fünf Tagen möglich Arbeitspensum: 80-100% Deine Aufgaben: * Entlastung des Projekteinkaufs durch die Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben (zum Beispiel Raumbuchungen, Versand von Meeting-Einladungen) * Aktive Systempflege der Einkaufsplattform und der Stammdaten (zum Beispiel Neuanlage von Lieferanten, Vorbereitung von Ausschreibungen, Erstellung von Bestellungen) * Gewährleistung der Aktualität und Struktur aller einkaufsrelevanten Daten und Dokumente, einschliesslich der systematischen Pflege des Einkaufsplans und der digitalen Ablage * Selbstständige Abwicklung des gesamten Ausschreibungsversands u.a. Termingerechte Veröffentlichung und Übermittlung der Ausschreibungsunterlagen an die Bieter über die Einkaufsplattform * Überwachung aller Angebots-, Frage- und Rückmeldefristen inklusive proaktiver Durchführung notwendiger Erinnerungen und Nachfassaktionen * Zentrale Koordination und Bündelung von Bieterfragen während des Ausschreibungszeitraums * Begleitung und Dokumentation des gesamten Ausschreibungsprozesses in enger Abstimmung mit dem Projekteinkäufer * Kontinuierliches Monitoring und Nachverfolgung aller offenen Vorgänge zur Sicherstellung der Termintreue * Professionelle, telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Lieferanten zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Einkauf * Eigenständige und stilsichere Erledigung der gesamten schriftlichen Korrespondenz (u.a. E-Mail, formelle Briefe) * Bearbeitung und Verwaltung von Garantien, Abnahmeprotokollen und Versicherungsunterlagen Dein Profil: * Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Beschaffungswesen * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Vergleichbares * Bewusstsein für Compliance-Richtlinien und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Daten * Gute Kommunikationsfähigkeiten und Verständnis dafür, wie Anforderungen in Unternehmen umgesetzt werden können * Gute Kenntnisse von Systemen und Prozessen im Bereich der Beschaffung, Vorlagen und Bearbeitungswerkzeuge, e-contracting * Ausgezeichnetes Deutsch in Wort und Schrift (Mind. C1) * Proaktive, lösungsorientierte Denkweise und hohe Eigeninitiative * Zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise