Hauptaufgabe Sicherstellung der administrativen und logistischen Koordination unserer Büros sowie des reibungslosen Ablaufs der internen Aktivitäten (Facility, administrative Unterstützung und Organisation von Events).
Diese Schlüsselrolle gewährleistet einen gut funktionierenden Büroalltag und unterstützt die internen Abteilungen in ihren täglichen Aufgaben.
Hauptverantwortlichkeiten Büro- und Facility-Management Sicherstellung des ordentlichen Zustands der Räumlichkeiten (Sauberkeit, Ordnung, kleinere Wartungsarbeiten)
Betreuung der Beziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern (Reinigung, Wartung usw.)
Verwaltung von Beständen und Bestellungen (Büromaterial, Küche, Verbrauchsmaterialien, Getränke usw.)
Empfangsaufgaben: Telefon, Besucherempfang, Posteingang und -ausgang
Administrative Unterstützung Unterstützung der Abteilungen Finanzen, HR und Verkauf bei verschiedenen administrativen Aufgaben (Dokumentenvorbereitung, Unterschriftenverfolgung, Verwaltung von Geschenkkarten, diverse Bestellungen usw.)
Mithilfe bei der Koordination bereichsübergreifender Aufgaben (Reisen, Buchungen, interne Logistik)
Pflege und Aktualisierung der administrativen Dokumentation (Prozesse, Lieferantenkontakte, Inventar)
Organisation interner Events Unterstützung bei der Planung und Logistik von Firmenveranstaltungen
Einholen von Offerten, Koordination mit Dienstleistern, Vorbereitung von Bestellungen und Gewährleistung des reibungslosen Ablaufs interner und externer Events
Interne Kommunikation und Büroatmosphäre Beitrag zur Förderung einer positiven und lebendigen Bürokultur
Freundliche und zuverlässige Ansprechperson für Mitarbeitende am Standort
Unterstützung bei der internen Kommunikation (Aushänge, interne Mitteilungen, Ankündigungen usw.)
Gesuchtes Profil Kaufmännische, administrative oder gleichwertige Ausbildung
Mehrjährige Erfahrung in einer administrativen, koordinierenden oder assistierenden Funktion
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Dienstleistungsorientierung
Gute Kommunikationsfähigkeiten und selbständige Prioritätensetzung
Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (Microsoft 365, Teams, SharePoint)
Deutsch (mündlich und schriftlich auf Berufsniveau) und einen starken Wunsch dein Französisch zu verbessern
Wir bieten Ein dynamisches Umfeld in einem wachsenden Schweizer Technologieunternehmen
Eine vielseitige, bereichsübergreifende Funktion im Herzen der internen Aktivitäten
Eine kooperative und wertschätzende Unternehmenskultur Moderne Arbeitsbedingungen
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