Project Support – Projektunterstützung/Verwaltung /G-suite/ digitalen/Deutsch
Projekt:
Für unseren Kunden mit Sitz in Rotkreuz suchen wir einen Projektassistenten
Hintergrund:
Das Projekt umfasst den Neubau eines kombinierten Produktions- und Logistikgebäudes für Roche am Standort Rotkreuz. Ziel ist es, bestehende Infrastrukturen zu ersetzen und durch flexible Flächen sowie automatisierte Materialflüsse die künftigen Kapazitätsanforderungen sicherzustellen. Die Fertigstellung und Inbetriebnahme der neuen Anlagen ist für Ende 2027 geplant.
Der oder der perfekte Kandidat:in:
Als Project Support ist die Position Teil des Project Management Office (PMO) und trägt zu einer strukturierten und effizienten Projektadministration bei. Zusätzlich umfasst die Rolle operative Aufgaben in der Projektkommunikation sowie die Organisation projektbezogener Events. Der Fokus liegt auf der zuverlässigen Umsetzung administrativer Prozesse sowie der zielgerichteten Aufbereitung und Verbreitung projektbezogener Inhalte gemäss definierten Vorgaben.
Aufgaben & Verantwortlichkeiten:
PMO & Administrative Unterstützung
1. Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung im Tagesgeschäft
2. Unterstützung im Termin- und Pendenzenmanagement
3. Koordination und Nachverfolgung administrativer Tasks
4. Strukturierung und Aufbereitung von Projektinformationen
5. Betreuung generischer Projektmailadressen
Projektbüro- & Teamadministration
6. Unterstützung beim Onboarding neuer Projektmitarbeitender (Zugänge, Systeme, Einführung)
7. Unterstützung beim Offboarding (Zugriffsrechte, Verteilerlisten, Plattformbereinigung)
8. Pflege und Aktualisierung der Projektbeteiligtenliste
9. Unterstützung bei der Organisation der Projektbüro-Infrastruktur
10. Schnittstelle zu internen und externen Partnern
Dokumenten- und Plattformmanagement
11. Pflege und Administration der Dokumentenplattformen (z. B. Autodesk Forma, Google Drive)
12. Sicherstellung einer strukturierten und nachvollziehbaren Dokumentenablage gemäss PMO-Vorgaben
13. Unterstützung bei der Einhaltung von Ablagestandards und Dokumentenvollständigkeit
14. Einholen von Unterschriften über DocuSign
Kommunikation & Content (operativer Fokus)
15. Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Visuals und Kommunikationsmaterialien
16. Unterstützung bei der Erstellung und dem Versand von Newslettern und internen Kommunikationsbeiträgen
17. Pflege und Aktualisierung der Projekt-gSite
18. Unterstützung bei der Erstellung von Projekt-Infovideos (Koordination, Aufbereitung, Schnitt) * Bearbeitung von Anfragen
Meetings & Event-Unterstützung
19. Organisation von Meetings, Workshops und kleineren Veranstaltungen
20. Unterstützung bei der Agenda-Vorbereitung und Protokollführung
21. Koordination logistischer Aspekte (Räume, Catering, Teilnehmermanagement)
22. Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekt-Events
Digitale Tools & Prozesse
23. Unterstützung der Projektteams bei der Nutzung von Tools (z. B. ACC, Google Drive, Trello, SAP, DocuSign)
24. Pflege von Projektboards (z. B. Trello)
25. Anwendung und Einhaltung definierter PMO-Prozesse und Standards
26. Mitwirkung bei der kontinuierlichen Verbesserung administrativer Abläufev
Must Haves:
27. Abgeschlossene Kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. Wirtschaft, Kommunikation, Marketing)
28. Erste Erfahrung in Projektassistenz, Administration oder Kommunikation von Vorteil
29. Sehr gute Kenntnisse in Google Suite und MS Office
30. Affinität zu digitalen Tools und Plattformen
31. Deutsch
32. Englisch von Vorteil
Nice to Haves:
33. Strukturierte, zuverlässige und selbstorganisierte Arbeitsweise
34. Teamfähigkeit und proaktive Haltung
35. Schnelle Auffassungsgabe
36. Organisationsstärke und Genauigkeit
37. Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
38. Kreatives Grundverständnis für Präsentationen und visuelle Inhalte
Reference No.: 924914
Rolle: Project Support
Industrie:: PahrmaLocation:: Rotkreuz
Pensum: 80-100%
Start: ASAP (1/07/2026)
Duration: 12++
Deadline: 04.05.2026
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