Responsabilités Vous gérez et encadrez les activités des secrétariats médicaux du département. Vous mettez en place des processus visant à garantir la qualité des activités des secrétariats et d’accueil, à harmoniser les pratiques professionnelles et à maintenir une cohérence entre les différents services au niveau administratif. Vous veillez à l’adéquation des ressources par rapport à la charge de travail.
Vous assurez la supervision opérationnelle des collaborateurs et collaboratrices des secrétariats. Vos qualités de communication vous permettent d’encadrer et motiver une équipe de secrétaires. Grâce à votre aptitude à collaborer avec des équipes pluridisciplinaires, vous planifiez et coordonnez l’exécution des travaux administratifs médicaux et de secrétariat. Notamment, vous gérez la constitution, la mise à jour et le classement du dossier médical patient. Par ailleurs, vous vous assurez de l’état des stocks de matériel et des formulaires administratifs liés au secrétariat.
Pour piloter l’activité administrative, vous mettez en place les indicateurs pertinents et en assurez le suivi. Vous vous assurez du contrôle des données administratives et de la documentation clinique tout en respectant les exigences institutionnelles. Cela vous permet d’élaborer et de mettre à jour les documents de référence, procédures et méthodes de travail que vous communiquez auprès de vos équipes.
De manière transversale, vous participez aux projets de votre département ou de l’institution et à la formation des nouveaux collaborateurs/stagiaires. Besoin, vous apportez votre soutien à votre équipe.
Qualifications :
Vous êtes titulaire d’un diplôme de secrétaire médical ou secrétaire médicale ou d’assistant médical ou d’assistante médicale et d’une maturité commerciale ou d’un CFC d’employé ou d’employée de commerce, et vous avez idéalement suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent).
Vous justifiez d’une expérience d’au moins 5 ans dans une fonction de secrétariat dans le milieu médical de préférence et vous avez également de l’expérience dans la gestion d’équipe.
Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et PowerPoint). La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Winscribe et GRECO constitue un atout.
Vous avez une excellente maîtrise du français tant à l’écrit qu’à l’oral. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.
Vous possédez d’excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités vous permettant de faire face à des situations d’urgence nécessitant une bonne maîtrise du stress. Vous disposez d’une bonne capacité d’analyse et d’un esprit de synthèse. Vous êtes une personne affirmée, flexible et à l’écoute. Vous êtes dynamique et faites preuve d’adaptabilité ainsi que de force de proposition pour insuffler une cohérence aux secrétariats du département.
Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.
Informations complémentaires Entrée en fonction: 01.03.2026
Nombre de poste: 1
Taux d’activité: 100%
Classe de fonction: 13
Contrat: CDI
Délai de candidature: 12.02.2026
Demande de renseignement: Mme T. Maret, cheffe administrative, tél. 079
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s’adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.
Informations supplémentaires No
Remote Work : No
Employment Type : Full-time
#J-18808-Ljbffr