* Interessante, fordernde Rolle mit abwechslungsreichen Aufgaben
* KMU (Teil einer Unternehmensgruppe) in der Nähe von Zug
Firmenprofil
Für unseren Kunden, Teil einer KMU- bzw. mittelständisch geprägten Unternehmensgruppe in Zug, suchen wir eine motivierte Person als Office Manager und administrative Assistenz. In dieser Rolle koordinieren Sie die administrativen Prozesse, unterstützen den Geschäftsführer sowie weitere Mitarbeiter und stellen einen reibungslosen Betrieb des Büros sicher. Das KMU bietet eine familiäre Arbeitsatmosphäre
Stellenbeschreibung
Office Management & interne Prozesse
* Verantwortung für den reibungslosen Ablauf im Büroalltag: Koordination externer Dienstleister, Materialbestellungen, Pflanzenpflege, Raumorganisation
* Aktive Mitarbeit im gruppenweiten IT- und Prozess-Team: Dokumentation von Hardware, Verwaltung von Lizenzen und IT-Kommunikation
Dokumenten- & Ablagestruktur
* Verwaltung und Weiterentwicklung einer effizienten, konsistenten Ablagestruktur (physisch & digital)
* Organisation und Dokumentation wichtiger Geschäftsvorgänge inkl. Protokollführung bei VR-Sitzungen und Vorbereitung von Unterlagen
Reisemanagement & Koordination
* Selbständige Organisation komplexer Geschäftsreisen für die Geschäftsleitung (v. a. Flüge, Hotels, Transfers, Restaurant- und Event-Reservierungen)
* Erstellung, Verwaltung und Abstimmung von Reise- und Spesenabrechnungen - auch in Zusammenarbeit mit internationalen Einheiten der Gruppe
Kalender- & Kontaktmanagement
* Unterstützung bei der vorausschauenden, strukturierten Führung der Agenda der Geschäftsleitung
* Pflege und Aktualisierung relevanter Kontaktdaten
Buchhaltungsnahe Aufgaben
* Prüfung und Aufbereitung von Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen und Versicherungsunterlagen in Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung
* Unterstützung bei der Liquiditätsplanung und Projektkostenabrechnungen
* Stammdatenpflege von Mitarbeitenden und Unterstützung bei Jahresabschlussthemen
Events & Sonderprojekte
* Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner Workshops, Konferenzen und Veranstaltungen nach Verfügbarkeit
Anforderungsprofil
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Ausbildung zur Direktionsassistenz von Vorteil)
* Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Rolle
* Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse
* Professioneller Umgang mit Microsoft Office
* Zuverlässig, vertrauenswürdig und belastbar - jemand, auf den man sich jederzeit verlassen kann, auch unter Druck.
* Sorgfältig, genau und freundlich im Umgang - gewissenhaft bis ins Detail, ohne an Effizienz einzubüssen, und dabei stets angenehm im Team.
Sonstige Informationen
Wenn Sie eine neue Herausforderung in einer vielseitigen und dynamischen Rolle suchen und glauben, dass Sie die erforderlichen Fähigkeiten und die Leidenschaft mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
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