Verantwortungsbereich: Executive & Personal Support Umfassende persönliche und organisatorische Unterstützung Pflege, Steuerung und Priorisierung eines komplexen Kalenders Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Reservierungen Sicherstellung reibungsloser Tagesabläufe im beruflichen und organisatorischen Kontext Kommunikation & Schnittstellenmanagement Professionelle Erstkommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Strukturierte Sichtung, Priorisierung und Vorformulierung von E-Mails (Deutsch & Englisch) Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Follow-ups Business & Executive Operations Operative Unterstützung im laufenden Tagesgeschäft Aktives Mitdenken in Prioritäten, Abhängigkeiten und Entscheidungsprozessen Strukturierung komplexer Themen nach klaren Denk- und Entscheidungsmodellen Sicherstellung effizienter Abläufe und sauberer Dokumentation Identifikation von Optimierungspotenzialen und aktive Prozessverbesserung Organisation & Struktur Aufbau und Pflege professioneller digitaler Ablagestrukturen Sicherstellung von Ordnung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit Verlässliche Nachverfolgung offener Themen und Deadlines Anforderungsprofil: Höchstes Maß an Integrität, Loyalität und Diskretion Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein Strukturierte, ruhige und lösungsorientierte Arbeitsweise Souveränität im Umgang mit sensiblen Informationen Fähigkeit, eigenständig zu denken und Prioritäten richtig zu setzen Wohnsitz in oder im näheren Umfeld von Zürich Fachliche Qualifikation Mehrjährige Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in vergleichbarer vertrauensbasierter Position von Vorteil Erfolgreich abgeschlossene(s) Abitur / Matura Deutsch und Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift (C1 oder höher) Sehr hohe Auffassungsgabe und ausgeprägte Lernfähigkeit Sicherer Umgang mit digitalen Tools, Kalender- und Kommunikationssystemen Sehr gute organisatorische und administrative Fähigkeiten Technologie & Arbeitsweise Sehr hohe Routine im Einsatz von LLMs (z. B. ChatGPT) als integraler Bestandteil der täglichen Arbeit Erfahrung mit Automatisierungs- und Workflow-Systemen (z. B. n8n) ist ein Plus Verständnis moderner, effizienter Arbeitsprozesse Hohe digitale Affinität und strukturierte Tool-Nutzung Wir bieten: Eine hochvertrauensvolle Position mit direkter Nähe zur Geschäftsführung Tiefe Einblicke in das internationale Musikmanagement Direkte Beteiligung an operativen und strategischen Entscheidungsprozessen Ein professionelles, anspruchsvolles und zugleich menschliches Arbeitsumfeld Hoher Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung Hybrid-Arbeitsmodell mit Flexibilität und klarer Struktur Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsperspektive jida8249d9a jit0105a jiy26a