Join to apply for the Executive & Personal Assistant des CEO (100%) (m, w, d) role at H+O communications Ltd.
Wir sind H+O communications Ltd., eine etablierte Kommunikationsagentur im Healthcare-Bereich – und zugleich healthbook, ein medizinischer Verlag mit Sitz in Zürich. Unser Schwerpunkt liegt auf der Entwicklung und Umsetzung qualitativ hochwertiger Kommunikationsmassnahmen über Print- und digitale Medien auf verschiedenen Plattformen.
Unsere Kunden kommen vorwiegend aus der Pharma- und Biotechbranche, der Diagnostik sowie der Medizintechnik. Unser engagiertes Team aus Consultants und Spezialisten entwickelt innovative Lösungen, um die Kommunikation im Healthcare-Bereich zu optimieren.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene und motivierte Persönlichkeit als Executive & Personal Assistant des CEO (100%).
Ihre Aufgaben
* Termin- & Reisemanagement: Koordination und Verwaltung des CEO-Kalenders, Planung und Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Events
* Korrespondenz & Kommunikation: Eigenständige Bearbeitung interner und externer Kommunikation (E-Mails, Telefonate, Briefe)
* Meeting- & Event-Vorbereitung: Zusammenstellung von Unterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten
* Büroorganisation: Verwaltung von Ressourcen, Bürobedarf und administrativen Abläufen
* Projektkoordination: Unterstützung bei der Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten
* Kostenmanagement: Unterstützung bei Budgetverwaltung und Ausgabenkontrolle
* Recherchen & Analysen: Aufbereitung relevanter Informationen zur Entscheidungsfindung
Ihr Profil
* Mindestens 4 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Healthcare- oder Agentur-/Medienumfeld
* Starke organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägtes Multitasking-Talent
* Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und unter Zeitdruck effizient zu arbeiten
* Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein
* Sicherer Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint, Excel)
* Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
* Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Ihre Stärken
Sie denken strategisch und bringen innovative Ideen ein. Sie arbeiten lösungsorientiert und optimieren Prozesse eigenständig. Sie besitzen technisches Verständnis und analytische Fähigkeiten. Sie sind gewissenhaft, strukturiert und behalten stets den Überblick. Sie schätzen ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet und agieren als verlässliche Stütze für den CEO.
Was wir Ihnen bieten
* Eigenverantwortung & Gestaltungsspielraum für kreative Ideen
* Ein modernes, dynamisches Arbeitsumfeld in einem engagierten Team
* Persönliche und berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
Ihr Kontakt zu uns
H+O communications Ltd.
Maneggstrasse 45
CH-8041 Zürich
Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Diplome, Arbeitszeugnisse), inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin.
Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Zukunft der Healthcare-Kommunikation mit!
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