PpbIn Kürze /b /p /p Office Management A-Z bKompetenzen /b ADMINISTRATION:br/ ● Führung Organisation des Back Office EMEAbr/ ● Unterstützung der Außendienstmitarbeiter bei administrativen Arbeitenbr/ ● Selbständige Führung des Sekretariats des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion (Group CEO, CFO CIO sowie CEO Schweiz)br/ ● Koordinationsstelle innerhalb der Firmengruppe mit internen und externen Stellen/Partnernbr/ ● Planung und Überwachung der Termine des Group CEO, CEO Schweiz, Group CFO CIObr/ ● Rechnungskontrolle, Spesenabrechnungen, Adressdatenbankenbr/ ● Unterstützung des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion in allen administrativen und organisatorischen Belangenbr/ br/ ABLAGEMANAGEMENTbr/ ● Führen eines Ablagesystemsbr/ ● Gesetzliche Fristen und Regeln kennen im Anlagesegment, Schweizbr/ br/ EVENTMANAGEMENTbr/ ● Eventmanagement EMEA In- und Auslandbr/ ● Planung, Koordination und organisation von Management Meetings, Geschäftsreisen und Events im In-und Auslandbr/ br/ TRAVELMANAGEMENTbr/ ● Reisemanagement des gesamten EMEA Teamsbr/ ● Visa Management für Geschäftsreisende und Deputiesbr/ br/ KOMMUNIKATIONbr/ ● Verwaltung des Empfangsbereichs zur Sicherstellung eines effizienten Telefon- und Postverkehrs sowohl intern als auch externbr/ ● Vertragsmanagement mit Partnern und Lieferantenbr/ ● Mithilfe bei der Vorbereitung und Organisation von VR-Sitzungen, Aktionärs/ und Generalversammlungenbr/ ● Führung der Korrespondenz in DE/ENG/FR/ITAbr/ ● Zusammenstellung und Schreiben eines Firmen Handbuches EMEAbr/ br/ PROJEKTARBEITbr/ ● Leitung und Aufbau des Records Managementbr/ ● Mitarbeit bei Projekten und Betreuung von Spezialaufgabenbr/ ● Mithilfe bei Seminars/ Trainings und Workshopsbr/ ● Einführung und Mitarbeit bei Secure digital Signature Systembr/ ● Einführung und Leitung eines Mitarbeiters ins Records Management Systembr/ br/ HUMAN RESOURCESbr/ ● Vorbereitung, Prüfung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Spesenabrechnungen aller Mitarbeiterbr/ ● Übersicht und Vorsortierung der eingereichten Bewerbungenbr/ ● Mitsprache bei der Bewerbungsprozess potentieller Kandidaten für ausgeschriebene Stellenbr/ br/ FACILITY MANAGEMENTbr/ ● Verhandlungen über den Kauf von Büromaterial und -möbeln, Büroausstattung usw. für das gesamte Personal in Übereinstimmung mit den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens und den Budgetvorgabenbr/ ● Facility Management der Geschäftsräumlichkeiten in Basel, Switzerlandbr/ ● Mithilfe und Überwachung im facility Management rund um diverse Aufgaben im Hauswarts Bereich und dem gesamten Gebäudebr/ br/ - hohe soziale Fähigkeitenbr/ - Teamplayerbr/ - international, positiv, ergebnisorientiert und zuverlässigbr/ - verantwortungsbewusst, verständlich, tolerantbr/ - Führungsqualitäten, Flexibilität, Interessebr/ - Motivationbr/ - hoher Sinn für Diskretionbr/ - strukturierte Arbeitsweisebr/ - loyal bIT-Kenntnisse: /b - Microsoft Office World 2007 /2008 - sehr gute Anwendungskenntnissebr/ - Internet / Email - sehr gute Anwendungskenntnissebr/ - Lotus Notes - sehr gute Anwendungskenntnissebr/ - SAP Kenntnissebr/ - Novell Group Wise - sehr gute Anwendungskenntnissebr/ - Linux - gute Anwendungskenntnissebr/ - Open Office - gute Anwendungskenntnissebr/ - Outlook - sehr gute Anwendungskenntnissebr/ - Documentum ( DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnissebr/ - D2 (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnissebr/ - SharePoint gute Anwendungskenntnissebr/ - Easy Contract Archive (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse bSprachen /b - Deutsch (Muttersprache)br/ - Englisch (fliessend schriftlich und mündlich, 2. Arbeitssprache)br/ - Französisch (fliessend schriftlich und mündlich)br/ - Italienisch (fliessend schrifltich und mündlich)